In un mercato altamente competitivo, avere una visione d'insieme dell'azienda e saper prendere le giuste decisioni è quello che può fare la differenza.
Probabilmente, una buona parte della tua settimana è dedicata al coordinamento delle varie attività aziendali con clienti e collaboratori, alla “giocoleria amministrativa” e all'inseguimento delle fatture
Ma se preferisci dedicare più tempo al rapporto con i tuoi clienti, a quello che ti piace di più del tuo lavoro e al tempo libero dovresti continuare a leggere quest’articolo.
Oggi voglio mettere a tua disposizione la mia esperienza personale come consulente e formatore aziendale spero che gradirai i consigli che sto per darti.
Ecco le principali problematiche che ho riscontato nelle aziende
Ciò che riscontro spesso nelle aziende è l’utilizzo inadeguato degli strumenti quando si lavora con i dati. Quegli strumenti che permetterebbero di risparmiare tempo, velocizzare il lavoro e migliorare sensibilmente il risultato delle elaborazioni e delle analisi.
Mi capita altrettanto spesso di osservare alcune persone all’opera con l’elaborazione dei dati. Lo stupore è vedere come tra i tanti strumenti messi a disposizione se ne utilizzano pochi e soprattutto con un approccio non corretto.
L’elaborazione dati è un’attività imprescindibile per un’azienda che, per centrare i suoi obiettivi, necessità di utili informazioni.
Quotidianamente si impiega tanto tempo a ripetere le stesse attività. Una miriade di passaggi inutili che potrebbero essere facilmente sintetizzati.
Il 77,6% delle aziende possiedono livelli limitati di capitale umano (Fonte: ISTAT Rapporto annuale 2019).
Un altro aspetto fondamentale riguarda le decisioni. È da che qui derivano le scelte aziendali.
Calcolare i risultati e determinare i trend è utile perché aiuta a definire meglio gli obiettivi.
Spesso però si prendono decisioni senza alcuna analisi, basandosi solamente sulle opinioni. Purtroppo le opinioni sono spesso influenzate dall’esperienza pregressa. Ma in un mondo in così rapido cambiamento, le esperienze passate altrettanto spesso non sono più applicabili.
Ciò comporta tanti errori e passi verso direzioni ignote. È come camminare bendati: si rischia di andare a sbattere e farsi male.
Sai bene che l’analisi di dati ti aiuta a prendere delle decisioni che possono permetterti di centrare i tuoi obiettivi a lavoro. Scelte sbagliate potrebbero costare care alla tua azienda.
Posso garantirti che in tutte le aziende di successo questo non avviene.
Ecco i 5 principali errori che dovresti evitare assolutamente!
Ecco un breve elenco delle situazioni che ho riscontrato in chi utilizza quotidianamente i fogli di calcolo:
Copia e Incolla e tutte le attività che si ripetono in continuazione
Selezione dei dati, un clic sul comando Copia e, infine, un altro clic su Incolla. Hai sicuramente perso il conto di quante volte ripeti questa operazione. Questa una delle tante attività noiose e ripetitive. Excel supporta l’automazione ovvero la possibilità di ridurre tanti passaggi in uno.
Cancellazione delle formule per errore
È quello che capita spesso quando si lavora con dei file creati da altri. Inavvertitamente si cancella una formula e tutto il risultato salta. Talvolta è troppo tardi per fare clic su Annulla. Spesso le formule si intrecciano tra loro e il foglio di lavoro diventa come una matassa difficile da sbrogliare. A questo punto non ti resta che chiedere aiuto a chi ha creato il file.
Fogli senza protezione
Il problema precedente potrebbe essere evitato semplicemente utilizzando la protezione dei fogli. Quando si condivide lo stesso strumento di lavoro è buona norma applicare una protezione al fine di non cancellare le celle che contengono le formule.
Pulizia dei dati
Talvolta, una conseguenza del Copia e Incolla, è che i numeri vengono trattati come testo e i conti non tornano! La causa a volte è legata alla presenza di spazi in più. Ciò richiede che i dati vengano passati al setaccio prima di essere elaborati. In questi casi è necessaria la cosiddetta normalizzazione dei dati o data cleaning.
Mancanza di modelli
Non di rado mi capita di vedere circolare tra gli uffici, file differenti creati per soddisfare la medesima esigenza. Questa è la conseguenza della mancanza di creazione di modelli ovvero di file standard ottimizzati per attività specifiche. Si tratta di file creati e testati ad hoc e privi di errori .
Il tempo dedicato a questa operazione talvolta è tanto. Hai idea di quanto costi tutto ciò per la tua azienda? Sicuramente tanto stress, frustrazione e scarsa produttività.
Come aiuto le aziende? Dando valore ai dati e trasformandoli in informazioni!
Per dar valore ai dati son necessarie competenze chiave.
È risaputo che per le aziende, i dati rappresentano un importante patrimonio che consente loro di prendere decisioni strategiche. E le decisioni spesso hanno bisogno di immediatezza.
Ma ciò che fa la differenza è il modo in cui si ricavano le informazioni.
Incrociare i dati e determinare le tendenze di mercato ti aiuterebbe a definire meglio i tuoi obiettivi.
Per arrivare a questo è necessario utilizzare, in modo efficiente, strumenti di raccolta e di elaborazione dati al fine di estrarre valide indicazioni e sviluppare delle precise strategie.
Il tempo sprecato rappresenta un costo per l’azienda.
La strategia di contenimento dei costi e di ottimizzazione delle risorse passa anche attraverso l’individuazione di metodi e processi più efficienti e soprattutto rapidi.
Pertanto, sono necessarie competenze e formazione adeguate. È importante capire non solo quante persone son presenti in azienda ma cosa fanno e come lo fanno.
"Il solo vantaggio competitivo che un'organizzazione ha rispetto alla concorrenza è la capacità di apprendere più velocemente degli altri"
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Excel come risorsa
Probabilmente anche nella tua azienda si fa largo uso dei fogli di calcolo e l’incompleta conoscenza dello strumento comporta spesso un enorme perdita di tempo.
Attraverso il mio approccio di tipo Data Driven posso fornirti gli strumenti giusti per elaborare i tuoi dati e prendere decisioni mirate. Grazie all’utilizzo di report e dashboard personalizzati potrai avere una visione più ampia di tutte le aree della tua azienda.
Tutto questo attraverso step personalizzati sulla base delle esigenze della tua azienda.
Il primo passo è capire da dove si parte.
Metodi più efficienti e più rapidi, capacità di analisi e attenzione per i dettagli
Analisi degli strumenti e delle modalità di utilizzo
Verificare il corretto utilizzo degli strumenti è fondamentale. Ti aiuterò a capire se ciò che utilizzi risponde pienamente alle tue esigenze e ti indico l’approccio corretto.
Facilitare l’elaborazione dei tuoi dati
Ti indicherò gli strumenti più efficaci da utilizzare per migliorare il trattamento dei tuoi dati e la tua produttività.
Progettare e creare nuovi modelli personalizzati
Ti mostrerò come sviluppare nuovi e semplici strumenti testati ad hoc per le tue esigenze lavorative e a prova di errore.
Automazione delle attività noiose e ripetitive
Ti insegnerò come sfruttare al meglio le potenzialità del foglio di calcolo per ridurre ad un solo clic tutte quelle attività ripetitive che ti creano stress e frustrazione. Imparerai come abbattere drasticamente i tempi di lavoro.
Creare report e dashboard per migliorare i tuoi processi decisionali
Attraverso la creazione di report e dashboard ti aiuterò a prendere decisioni mirate.
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Che la tua sia una piccola o media impresa o una grande realtà aziendale, grazie ad Excel ti aiuterò a eseguire calcoli importanti. Ad esempio, la gestione dei flussi di magazzino, l’andamento delle vendite, il calcolo del ROI, la creazione di grafici e di report, l’utilizzo di macro per l’automazione, ecc …
Questi sono solo alcuni degli strumenti che ti aiuteranno a capire lo stato di salute della tua azienda e che potrebbero evidenziare falle finanziare.
Assieme ad Excel possiamo fare tanto!
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Ottimo articolo!
E' verissimo, saper usare tutti questi vari strumenti porta a velocizzare tante pratiche di lavoro. Ogni dipendente aziendale dovrebbe saper usare bene tutti i software con i quali potrebbe lavorare
Grazie Davide per il tuo commento;)