In questo articolo ti mostrerò come utilizzare una delle potenti funzionalità di Excel nota come Flash fill anche se nella versione italiana la ritroverai con il nome Anteprima suggerimenti Excel.
Flash Fill Excel: che cosa è?
Il comando Anteprima suggerimenti (Flash fill), disponibile dalla versione 2013, è presente all’interno del gruppo Strumenti dati della scheda Dati e consente di riempire i valori in modo automatico. Dovrai digitare un paio di esempi di valori che vuoi estrarre per ottenere automaticamente il contenuto nelle celle in basso.
Grazie a questa nuova funzionalità potrai risparmiare tempo senza dove ricorrere all’utilizzo delle funzioni di testo come ad esempio SINISTRA, DESTRA, STRINGA.ESTRAI e RICERCA o scrivere formule complesse.
Come utilizzare l’anteprima suggerimenti Excel
Prima di passare alla pratica voglio prima illustrarti la procedura che dovrai seguire per utilizzare l’anteprima suggerimenti.
- Innanzitutto, scrivi il testo nella prima cella della colonna in cui si vuoi utilizzare il Flash Fill e poi premi il tasto Invio per andare alla cella in basso.
- Ora, digita il valore successivo e noterai che Excel ti mostrerà un’anteprima dei dati (i suggerimenti) in base a quanto hai digitato in precedenza.
- A questo punto non dovrai far altro che confermare il completamento automatico dei dati premendo il tasto Invio.
In alternativa potrai utilizzare la combinazione di tasti CTRL + E immediatamente dopo aver digitato il valore nella prima cella.
Per capire meglio il suo funzionamento vediamo alcuni esempi pratici di utilizzo dello strumento Flash Fill in Excel.
Estrarre numeri da testo
Nel primo esempio ti vediamo come estrarre la parte numerica da alcuni codici alfanumerici composti da numeri e lettere.
Innanzitutto, seleziona la cella B2 e digita la parte numerica (nell’esempio 7) e premi il tasto Invio per confermare il dato e spostarti nella cella in basso.
A questo punto digita la seconda sequenza numerica (nell’esempio 7736).
Noterai che ti verrà mostrata un’anteprima dei dati da estrarre. Excel ha capito che vuoi estrarre solo la parte numerica e ti offre un suggerimento.
Se il suggerimento è ciò che soddisfa la tua esigenza allora non ti resta che premere il tasto Invio per confermare ed il gioco è fatto!
Una alternativa è quella di utilizzare il comando Anteprima suggerimenti presente all’interno della scheda Dati. Tuttavia, la modalità che preferisco è la combinazione di tasti CTRL + E.
Non sempre il Flash fill Excel soddisfa le nostre esigenze. Talvolta Excel non capisce subito lo schema di estrazione pertanto, in questo caso, è necessario digitare ulteriori dati nelle celle sottostanti per aiutarlo a comprendere meglio.
Inoltre, in qualsiasi istante potrai annullare l'anteprima suggerimenti utilizzando l’etichetta presente a destra nella cella.
In sintesi, la logica di funzionamento del Flash fill è il seguente: Excel controlla il contenuto della prima cella e cerca di capire lo schema di estrazione utilizzato da quella cella. Sulla base della sua interpretazione propone un’anteprima di suggerimento. Nel nostro esempio estrarre la parte numerica.
Ora passiamo ad un ulteriore esempio.
Vediamo come estrarre testo da una colonna.
Estrarre testo da una colonna: come separare nome e cognome in Excel
In questo secondo esempio vediamo come estrarre del testo da una colonna in particolare come separare nome e cognome presenti in una colonna.
Partiamo dal cognome.
Innanzitutto, seleziona la cella B2 dove vogliamo visualizzare il cognome nome. In questa cella, digita il primo cognome (nell’esempio, Rossi) e premi il tasto Invio per confermare il dato inserito e passare alla cella in basso.
A questo punto digita la prima lettera iniziale del secondo cognome.
Immediatamente Excel ti proporrà i suggerimenti per completare l’estrazione.
Infine, premi il tasto Invio ed Excel farà il resto!
Senza l’utilizzo di funzioni complesse, Excel sarà in grado si estrarre del testo rapidamente!
Potrai seguire la stessa procedura per estrarre il nome dalla prima colonna.
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Limiti nell’utilizzo di Flash Fill Excel
Il Flash Fill è uno strumento molto utile. Tuttavia ha alcuni limiti. Vediamo quali.
- L'anteprima suggerimenti non è dinamica. Ciò significa che se modifichi l'origine dati, il risultato non si aggiorna automaticamente.
- Talvolta, è necessario aiutare Excel nella comprensione dello schema di estrazione inserendo ulteriori esempi nelle celle successive. In questo modo, Excel sarà in grado di migliorare la sua capacità di comprensione dello schema e fornire risultati più precisi.
- Inoltre, funziona solo se i dati sono in celle adiacenti. Nel caso contrario non riesce a trovare lo schema da seguire.
Nonostante questi limiti l’Anteprima suggerimenti (Flash Fill) rimane uno strumento molto potente in grado di farti risparmiare tempo ed evitare di utilizzare formule complesse (ad esempio, le funzioni nidificate).
Guarda il video e scopri come utilizzare l'Anteprima suggerimenti in Excel.
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