Capita spesso di utilizzare più cartelle di lavoro di Excel ed avere la necessità di creare un collegamento o di utilizzare formule che utilizzano dati derivanti da cartelle di lavoro diverse. Ecco perché in questo articolo ti mostrerò come collegare due file Excel attraverso dei semplici esempi.
Imparerai come collegare più cartelle di lavoro di Excel per importare e sincronizzare i dati tra file differenti.
Collegare due file Excel: Copia e Incolla collegamento
Per mostrarti come collegare due file Excel, immagina di avere le produzioni di anni differenti e di voler ottenere un foglio di riepilogo.
In particolare, in questo esempio, vogliamo creare un foglio di riepilogo che riassuma la produzione di tre anni: 2018, 2019, 2020.
In questo primo esempio utilizzeremo la modalità Copia e Incolla collegamento.
Partiamo dalla creazione del primo collegamento.
Innanzitutto, apriamo entrambi i file di Excel: il file relativo alla produzione del 2018 ed il file che conterrà il riepilogo.
Il modo più semplice per creare un collegamento tra file Excel è aprire due cartelle di lavoro di Excel contemporaneamente e metterle una accanto all'altra.
Attraverso le funzionalità di Windows possiamo fare in modo di separare i file e dividerli in modo che occupino metà dello schermo. In questo modo otterremo due finestre affiancate.
Questo ci consentirà di tenere in vista entrambe le cartelle di lavoro per creare un collegamento tra di loro.
Tutte le produzioni sono state inserite in cartelle di lavoro separate. Avremo pertanto tre file.
Ripeteremo la stessa procedura per tutte le cartelle di lavoro: il file relativo alla produzione del 2019 ed il file relativo alla produzione del 2020.
Innanzitutto, selezioniamo l’intervallo di dati C5:C16 contente le quantità prodotte nel 2018.
Ora facciamo un clic sul comando Copia presente nel gruppo Appunti della scheda Home.
Successivamente ci spostiamo nel file del riepilogo e tra le opzioni di Incolla selezioniamo il comando Incolla collegamento.
In questo modo abbiamo creato il collegamento tra i file.
In alternativa, potrai seguire una procedura differente.
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Collegare due file Excel: il simbolo dell'uguale
Ecco una seconda procedura per creare un collegamento tra più cartelle di lavoro in Excel.
Seleziona la cella C6 del file di riepilogo e inserisci il simbolo dell’uguale (=).
Ora cambia cartella di lavoro e fai un clic sulla cella C5 del file relativo alla produzione del 2018. Per questo è importante tenere in vista entrambi gli intervalli di dati mentre si lavora con le cartelle di lavoro.
Noterai che sulla barra della formula di Excel è presente la seguente scritta:
Excel ha scritto automaticamente il riferimento a una cartella di lavoro separata come formula nella cella.
Prima di estendere la formula verso il basso è necessario rimuovere i simboli dei dollari alla cella C5.
Infine, premi il tasto invio per confermare e collegare i due file Excel.
In questo modo possiamo inserire dei riferimenti che raccolgono dati da cartelle di lavoro Excel separate così come mostrato in precedenza attraverso la procedura del Copia e Incolla collegamento.
Il risultato finale sarà identico.
In sintesi, il trucco sta nell’aprire le cartelle di lavoro fianco a fianco e semplicemente cambiare le cartelle di lavoro per scrivere formule che fanno riferimento ad altri file.
Ora possiamo procedere allo stesso modo per le restanti cartelle di lavoro.
È possibile aprire più cartelle di lavoro contemporaneamente.
Aggiornare i dati tra cartelle di lavoro
Ora vediamo come tenere i dati aggiornati dopo aver scritto formule che fanno riferimento ad altre cartelle di lavoro di Excel.
A questo punto, cosa succede quando i dati presenti in una cartella di lavoro a cui si è collegati cambiano?
Il risultato dipende dal fatto che entrambe le cartelle di lavoro siano ancora aperte o meno contemporaneamente.
Caso 1: tutte le cartelle di lavoro di Excel sono aperte
Se entrambe le cartelle di lavoro sono aperte contemporaneamente, le modifiche verranno aggiornate automaticamente e in tempo reale.
La modifica di una cella comporta che l'altra cartella di lavoro verrà aggiornata in base al nuovo valore.
Caso 2: tutte Le cartelle di lavoro sono chiuse
Cosa succede se si apre solo una cartella di lavoro alla volta?
In questo caso, ogni volta che aprirai il file di riepilogo ti verrà mostrato il seguente messaggio:
Non appena farai clic sul pulsante Aggiorna, la cartella di lavoro si aggiornerà automaticamente.
A questo punto, avrai acquisito una nuova abilità e lavorare con più cartelle di lavoro di Excel sarà per te un gioco da ragazzi!
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