Scopri come unire i dati presenti in fogli di lavoro diversi
Il comando Consolida Excel ti consente di creare un foglio di riepilogo dei dati presenti in più fogli di lavoro o in cartelle di lavoro diverse.
In questo articolo ti mostrerò come utilizzare lo strumento Consolida Excel per unire in un unico foglio di lavoro i dati di più fogli di lavoro attraverso dei semplici esempi.
A cosa serve la funzione consolida dati in Excel
Quando hai dati su più fogli di lavoro e vuoi creare report per riepilogarli, allora puoi utilizzare la funzione Consolida Excel.
Ad esempio, immagina di volere sommare i dati della produzione di più regioni derivanti da trimestri differenti.
In ciascun foglio di lavoro è presente la quantità prodotta nel relativo trimestre.
Grazie a questo strumento potrai aggregare i dati presenti in più fogli di lavoro in un unico foglio.
I fogli di lavoro possono trovarsi nella stessa cartella di lavoro in cui è presente il foglio di riepilogo o risiedere in altre cartelle di lavoro.
Le modalità di consolidamento dati in Excel
In Excel è possibile consolidare i dati in due modalità differenti:
- in base alla posizione.
- in base alla categoria;
Quando i dati, presenti nei differenti fogli di lavoro, si trovano nello stesso ordine e hanno le stesse etichette, Excel utilizza la modalità di consolidamento per posizione.
Come mostrato nell’esempio seguente, i nomi delle regioni (Etichette), come pure il Totale, si trovano nello stesso intervallo di celle (B2:B6) ed hanno lo stesso ordine.
Se invece i dati, presenti nei differenti fogli di lavoro, NON si trovano nello stesso ordine ma hanno le stesse etichette, Excel utilizza la modalità di consolidamento per categoria.
Come mostrato nell’esempio seguente, i nomi delle regioni (Etichette) si trovano nello stesso intervallo di celle (B2:B6) ma hanno un ordine differente.
Quest’ultima modalità di consolidamento, è simile al risultato ottenuto attraverso l’utilizzo della tabella pivot. Tuttavia il consolidamento dei dati con la tabella pivot risulta più facile e più flessibile.
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I passaggi mostrati in questo articolo fanno riferimento alla versione di Excel 2019. Anche se utilizzi una versione di Excel precedente (2007, 2010, 2013, 2016) o successiva (2021 o Excel 365) otterrai lo stesso risultato.
Come usare consolida Excel
Prima di procedere al consolidamento dei dati dovrai verificare che:
- i dati di ciascun intervallo siano in formato elenco. Ciò significa che ciascuna colonna dovrà contenere un'intestazione (etichetta) nella prima riga;
- non siano presenti righe o colonne vuote;
- all’interno del foglio di riepilogo che conterrà i dati consolidati non sia presente alcun valore;
- ciascun intervallo abbia lo stesso layout.
Ora procediamo al consolidamento dei dati.
Innanzitutto, seleziona la cella del foglio di lavoro master in cui vuoi riepilogare i dati.
Nell’esempio, è stata selezionata la cella B2 del foglio master (chiamato Riepilogo).
Fai un clic sul comando Consolida che trovi nel gruppo Strumenti dati della scheda Dati.
Excel mostrerà la finestra di dialogo Consolida.
All’interno della casella di riepilogo chiamata Funzione seleziona la funzione che vuoi usare per consolidare i dati. La funzione predefinita è SOMMA ma avrai a disposizioni altre funzioni tra cui scegliere.
Dopo aver selezionato la funzione SOMMA, posiziona il cursore nella casella di testo Riferimento e seleziona i dati.
Per selezionare i dati, fai un clic sul foglio sul foglio di lavoro che contiene i dati da consolidare (nell’esempio l’intervallo di celle da B2 a C6 del foglio di lavoro chiamato Trim1).
Applica il segno di spunta per indicare la posizione delle etichette (Riga superiore o Colonna sinistra).
Successivamente premi il pulsante Aggiungi per aggiungere i dati.
Procedi allo stesso modo per aggiungere tutti i dati da consolidare.
Infine, fai clic su OK per consolidare i dati.
Nell’esempio stati selezionati quattro intervalli di fogli di lavoro.
Potrai selezionare la casella Crea collegamenti con i dati originari se desideri che i dati vengano aggiornati automaticamente quando i dati di origine cambiano.
Qualora decidessi di lasciare deselezionata questa casella, potrai aggiornare i dati manualmente ripetendo il consolidamento.
Come consolidare dati presenti in cartelle di lavoro diverse
Il comando Consolida ti consente inoltre di unire i dati di più file Excel.
Se i dati da consolidare si trovano in un'altra cartella di lavoro potrai fare clic sul pulsante Sfoglia.
La procedura è identica. Ti basterà selezionare i riferimenti da aggiungere utilizzando il pulsante Sfoglia e preme il pulsante Aggiungi una volta individuato il percorso.
Formula per consolidare i dati
Ecco un'altra modalità per consolidare i dati in Excel. Questo è il metodo che preferisco!
In alternativa al comando Consolida potrai utilizzare una formula 3D.
Si tratta di una formula che fa riferimento a un intervallo di fogli di lavoro. Nell’esempio che abbiamo preso in considerazione i dati da consolidare si trovano nelle stesse celle ma in fogli di lavoro differenti.
La formula 3D può fare riferimento anche a dati che si trovano sia in celle che fogli di lavoro differenti.
Le dimensioni sono tre:
- righe;
- colonne;
- fogli di lavoro.
Dai uno sguardo a questo video e scopri come utilizzare le formule 3D in Excel.
Seleziona la cella C2 del foglio di lavoro di riepilogo e inserisci la funzione SOMMA.
Fai un clic sulla cella C2 del foglio di lavoro chiamato Trim1.
A questo punto, tenendo premuto il pulsante delle maiuscole (MAIUSC) fai un clic sulla cella C2 del foglio Trim4.
Infine, premi il tasto Invio per confermare.
Per completare il consolidamento sarà sufficiente utilizzare la maniglia di riempimento per estendere la formula verso il basso.
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