In questo articolo voglio mostrarti come utilizzare il filtro avanzato Excel.
In particolare vedremo come funziona e come è possibile utilizzarlo per estrarre elementi univoci da un elenco.
Il filtro avanzato in Excel è una delle funzionalità probabilmente poco utilizzate. Tuttavia è uno degli strumenti per filtrare rapidamente i dati in base al testo, ai numeri e ad altri criteri simili.
Continua a leggere questo articolo e scopri alcune cose interessanti che puoi fare usando il filtro avanzato di Excel.
Che cos'è il filtro avanzato Excel?
Il filtro avanzato di Excel è la versione avanzata del filtro normale. È disponibile in tutte le versioni di Excel (2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 e 365).
Se utilizzi il filtro automatico Excel, sai che offre diverse opzioni per una varietà di tipi di dati: testo, numeri e date.
Tuttavia, il filtro automatico normale non può fare tutto ciò che vuoi!
In quale scheda si trova il comando per applicare il filtro avanzato?
Il comando del filtro avanzato Excel, si trova nel gruppo di comandi Ordina e filtra presente nella scheda Dati. Il comando è identificato con il nome Avanzate. Solo dopo aver cliccato sul pulsante ti verrà mostrata la finestra di dialogo Filtro avanzato.
Quale funzione ha in più il filtro avanzato rispetto al filtro?
Rispetto al filtro automatico, il filtro avanzato di Excel ha una serie di vantaggi in più. Quest’ultimo permette di:
- filtrare l’elenco dei dati sul posto ma anche copiarli in un'altra posizione. Il filtro automatico filtra i dati senza possibilità di definire una nuova posizione;
- effettuare estrazioni di dati utilizzando criteri complessi sulla base delle tue specifiche esigenze;
- rimuovere i duplicati per estrarre record univoci dei record.
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Come si usa il filtro avanzato in Excel
Per applicare il filtro avanzato vai sulla scheda Dati e dal gruppo Ordina e filtra fai un clic su Avanzate.
A questo punto ti verrà mostrata la seguente finestra di dialogo.
Per utilizzare il filtro avanzato abbiamo bisogno di due elementi:
- l’intervallo dei dati
- l’intervallo dei criteri
Prima di procedere è necessario organizzare i dati in modo adeguato.
Innanzitutto è necessario assicurarsi che i dati contengano una riga di intestazione e che questa sia univoca.
Le intestazioni duplicate causano un errato funzionamento del filtro avanzato.
Inoltre, occorre verificare che non vi siano righe vuote nell'intervallo dei dati.
Per quanto riguarda l'intervallo dei criteri, è necessario posizionarlo in un punto separato all'interno del foglio di lavoro. Potrai posizionare l'intervallo dei criteri dove desideri nel foglio, tuttavia ti suggerisco di posizionarlo nella parte superiore dei dati con una o più righe vuote. In alternativa, potrai posizionarlo alla destra dei dati così come mostrato nell'esempio.
L'intervallo di criteri deve avere le stesse intestazioni di colonna dell’intervallo dei dati che si desidera filtrare.
I criteri elencati nella stessa riga funzionano con la logica AND. Mentre quelli inseriti su righe diverse funzionano con la logica OR.
Prima di procedere assicurati che quanto appena indicato venga rispettato. Queste semplici regole garantiscono dei risultati migliori e un corretto funzionamento.
Applicare il filtro avanzato di Excel
Prima di applicare il filtro avanzato, seleziona una cella all'interno dell’intervallo dei dati.
Ora fai un clic sul comando Avanzate per aprire la finestra di dialogo Filtro avanzato.
Noterai che l’intervallo di dati sarà inserito all'interno della casella Intervallo elenco. In questo modo non sarà necessario selezionare l’intero intervallo.
Ora seleziona l’intervallo dei criteri sul foglio di lavoro.
Puoi decidere di filtrare l'elenco sul posto o copiare i dati in un'altra posizione.
Se desideri copiare i dati in una nuova posizione, seleziona la cella iniziale dove copiare i dati. La casella Copia in sarà attiva. Infine fai un clic su OK.
Se decidi di utilizzare l’opzione per copiare i dati in un'altra posizione, è necessario fare due importanti considerazioni:
- La prima, tutte le celle al di sotto dell'intervallo di estrazione verranno cancellate quando viene applicato il filtro avanzato. Pertanto assicurati che non siano presenti altri dati.
- La seconda, è possibile copiare i dati solo all'interno del foglio attivo. In caso contrario verrà visualizzato il seguente avviso.
A questo punto otterrai i seguenti risultati.
Nel primo caso i dati verranno filtrati sul posto.
Per rimuovere il filtro applicato fai un clic sul comando Cancella presente nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati.
Nel secondo caso i dati verranno copiati in un’altra posizione.
Probabilmente stai pensando il risultato ottenuto con il filtro avanzato potevi ottenerlo anche con il filtro normale di Excel, non è vero?
In realtà è così ma solo in parte. Questa è solo una semplice dimostrazione per capire come funziona il filtro avanzato.
Passiamo ora ad analizzare alcuni esempi che possono essere svolti solo con il filtro avanzato.
Per far questo è necessario capire meglio come utilizzare i criteri di filtro avanzato.
I criteri di filtro avanzato di Excel
L’aspetto avanzato di questo tipo di filtro è rappresentato dai criteri.
Vediamo come utilizzare i criteri per numeri, date e testo.
Criteri di filtro avanzato per numeri e date
Nei criteri di filtro avanzato è possibile utilizzare gli operatori di confronto per confrontare diversi valori numerici e date. Ecco alcuni esempi.
Criteri di filtro avanzato per testo
Oltre ai numeri e alle date, puoi utilizzare gli operatori logici per confrontare i valori di testo.
Ecco alcuni esempi.
Le regole sono definite nella tabella seguente.
Criteri di filtro avanzato per testo: i caratteri jolly
È possibile utilizzare i caratteri jolly nei criteri del filtro avanzato Excel.
Nella seguente tabella ti mostro un breve descrizione di questo tipo di caratteri.
L’utilizzo dei caratteri jolly consente di filtrare i record di testo con una corrispondenza parziale.
Ecco alcuni esempi di criteri con l’utilizzo dei caratteri jolly.
I criteri AND e OR
Osserviamo ora come utilizzare i criteri logici AND e OR.
I criteri AND
Per utilizzare i criteri AND, è necessario specificare i criteri nella stessa riga.
Ecco un esempio per filtrare i record quando l’ID Agente è 102, lo stato è Nord e il Ricavo di vendita è maggiore di 500 euro.
I criteri OR
Per utilizzare i criteri OR, è necessario specificare i criteri nella stessa colonna.
Ecco un esempio per filtrare i record quando lo stato è Nord oppure Est.
Ecco un altro esempio di utilizzo dell’operatore OR.
In questo secondo esempio i criteri su righe diverse vengono uniti con un operatore OR.
- OR: l’ID Agente deve essere 102
- OR: lo Stato uguale a Nord
- OR: il Ricavo di vendita maggiore di 1000 euro
I criteri AND e OR combinati
Ecco un esempio in cui i criteri AND e OR sono combinati.
Infatti, utilizzando più righe, è possibile combinare gli operatori AND e OR.
In questo esempio:
- AND: l’ID Agente deve essere 102 e lo Stato uguale a Nord
OR
- AND: lo Stato deve essere uguale a Nord e il Ricavo di vendita maggiore di 1000 euro.
Come utilizzare il filtro avanzato: alcuni esempi
Ora vediamo alcuni esempi sull'uso del Filtro avanzato in Excel.
Estrarre valori compresi tra due date
Per estrarre un elenco di valori compresi tra due date, puoi utilizzare due colonne con la stessa intestazione.
In questi esempi, vengono utilizzate due colonne per il campo Data.
Inserire due criteri sulla stessa riga nell'intervallo dei criteri, significa creare un'istruzione AND.
Nel primo esempio, otterremo tutti i record maggiori alla prima data e (AND) inferiori o uguali alla seconda data.
Nel secondo esempio, otterremo:
- tutti i record maggiori o uguali al 03/01/2019 e (AND) inferiori o uguali al 05/01/2019.
OR
- tutti i record maggiori o uguali al 08/01/2019 e (AND) inferiori o uguali al 10/01/2019.
Creare più condizioni
Vediamo come creare più condizioni con i criteri di filtro avanzato.
In questo esempio, i record estratti devono soddisfare entrambe le condizioni nella riga 2 OPPURE entrambe le condizioni nella riga 3 OPPURE entrambe le condizioni nella riga 4.
Immettere criteri sulla stessa riga nell'intervallo dei criteri crea un'istruzione AND. Immettere criteri su righe diverse crea un'istruzione OR.
I risultati del filtro saranno:
- solo i record in cui l’Agente è Giorgi Adriana, (AND) lo Stato è Sud e (AND) il Ricavo di vendita maggiore di 500 euro.
OR
- solo i record in cui l’Agente è Caro Fernando, (AND) lo Stato è Est e (AND) il Ricavo di vendita maggiore di 800 euro.
OR
- solo i record in cui l’Agente è Argentiero Luca, (AND) lo Stato è Nord e (AND) il Ricavo di vendita maggiore di 600 euro.
Esempi di utilizzo dei caratteri jolly nei criteri
Utilizzo del carattere jolly asterisco (*)
Il carattere jolly asterisco (*) indica un numero qualsiasi di caratteri in quella posizione.
In questo esempio, qualsiasi Agente il cui cognome o nome contiene la sillaba "sa" sarà filtrato attraverso il filtro avanzato di Excel.
Utilizzo del carattere jolly punto di domanda (?)
Il carattere jolly punto interrogativo (?) indica un carattere in quella posizione.
In questo esempio passeranno attraverso il filtro avanzato di Excel tutti gli Agenti che iniziano con la lettera “m” e che contengono 2 lettere seguite dalla lettera “a”.
Estrarre valori con testo specifico
Quando nel filtro avanzato di Excel si utilizza un criterio di testo, Excel restituisce tutti i valori che iniziano con quel testo.
Ad esempio, se digiti "Rossi" come criterio, Excel trova sia "Rossi Giuseppe" che "Rossi Luca".
Per estrarre solo i record specifici, ad esempio solo "Rossi Luca", occorre utilizzare il seguente formato:
Estrarre valori univoci con il filtro avanzato
Vediamo come utilizzare il filtro avanzato per ottenere un elenco di valori univoci.
Supponiamo di avere un intervallo di dati come quello mostrato di seguito:
Quando applichi il filtro avanzato, puoi specificare che desideri copiare solo elementi univoci.
Per far questo è necessario applicare il segno di spinta sull'opzione Copia univoca dei record. Con questa opzione selezionata, tutti i duplicati vengono rimossi dall'elenco filtrato.
In questo esempio, l'elenco univoco viene copiato in una posizione diversa permettendo all'elenco originale di rimanere invariato.
Per filtrare elementi univoci procedi nel modo seguente:
- Seleziona una cella all'interno dell’intervallo di dati.
- Fai un clic sul comando Avanzate presente nel gruppo Ordina e filtra della Dati.
- Seleziona l’opzione "Copia in un'altra posizione" dalla finestra di dialogo Filtro avanzato.
- Noterai che la casella Intervallo Elenco contiene l’intervallo dei dati da cui desideri estrarre i valori univoci.
- Lascia vuoto l'Intervallo dei criteri.
- Posizionati nella casella Copia in e seleziona la cella iniziale in cui copiare i dati (nell'esempio la cella C1).
- Aggiungi un segno di spunta all'opzione Copia univoca dei record.
- Infine, fai un clic su OK.
È necessario che l'elenco contenga un'intestazione. Nel caso contrario il primo elemento potrebbe essere duplicato nei risultati.
Il risultato finale sarà il seguente.
Come vedi, nonostante sia avanzato, questo tipo di filtro è facile da usare.
Tuttavia, a differenza di altri strumenti presenti in Excel, il filtro avanzato non mantiene alcun collegamento tra i dati originali e i dati filtrati. Ciò significa che se i dati originali vengono aggiornati, è necessario eseguire nuovamente il filtro avanzato.
Fai un clic per scaricare il file.
Spero questo articolo ti sia utile.
Buon lavoro!
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