Foglio presenze Excel: perché è importante crearlo?
Avere un foglio che rilevi le presenze è un’esigenza piuttosto diffusa in ambito lavorativo. Ad esempio, per le aziende è molto importante tenere traccia delle presenze o delle assenze dei proprio dipendenti perché da quest’attività deriva il calcolo degli stipendi. Ma non solo, pensiamo alle scuole, alle università, le palestre, ai corsi di formazione, ecc. Insomma, gli esempi in cui un foglio presenze risulta importante sono tanti e differenti.
Ecco perché vedremo come creare un semplice modello che permetta di rilevare la presenza o l’assenza per ogni dipendente elencato.
In particolare in quest’articolo ti mostrerò come creare un foglio presenze in Excel per il rilevamento delle presenze su base settimanale e mensile.
Foglio presenze Excel settimanale
Per creare un foglio presenze Excel settimanale partiamo dalla seguente struttura.
Volontariamente tralascerò di descrivere i passaggi relativi alla formattazione delle celle.
Se desideri approfondire l’argomento ti suggerisco i seguenti articoli:
Concentriamoci sui passaggi fondamentali.
Uno dei passaggi importanti per creare un foglio presenze in Excel è aggiungere i giorni della settimana o del mese.
Faremo in modo che questo venga fatto in modo automatico da Excel. Vediamo come.
In questo primo esempio ci concentreremo su sette giorni. Dopo aver inserito il primo giorno della settimana nella cella C2, procediamo con il calcolo dell’ultimo giorno.
Inseriamo nella cella G2 un semplice formula di addizione.
La cella C5 restituirà il primo giorno della settimana presa in considerazione attraverso un collegamento alla cella C2.
Il formato celle da applicare all’intervallo di celle C5:I5 sarà il seguente:
Per ottenere i restanti giorni della settimana inseriamo un'altra formula di addizione a partire dalla cella D5. Successivamente estendiamo la formula verso destra attraverso la maniglia di riempimento o quadratino di riempimento.
Per ottenere il numero del giorno della settimana, inseriamo un collegamento alla cella C5 e successivamente modifichiamo il formato celle.
Il formato celle da applicare all’intervallo di celle C6:I6 sarà il seguente:
Nella cella D6 inseriamo la formula di addizione per il calcolo dei giorni della settimana.
In questo modo sarà sufficiente digitare la data iniziale nella cella C2 ed Excel farà il resto.
Nelle restanti celle, saranno inseriti automaticamente i rimanenti giorni della settimana.
Nel passaggio successivo calcoliamo le presenze e le assenze dei dipendenti attraverso l’utilizzo della funzione CONTA.SE.
Inseriremo questa funzione sia nella cella J7 sia nella cella K7.
Il criterio che dovrà essere indicato sarà la lettera A per indicare l’assenza e la lettera P per la presenza.
Per far in modo che l’utente che si occupa del caricamento dei dati non possa commettere errori con l’inserimento, aggiungeremo la convalida dati all’Intervallo di celle C7:I16.
Per saperne di più sulla convalida dati, leggi i seguenti articoli:
- Convalida dati Excel: guida con esempi
- Convalida dati Excel personalizzata
- Convalida dati Excel: tabelle origine dati
- Intervallo dinamico Excel e menu a tendina
Attraverso un menu a tendina sarà possibile selezionare le uniche due lettere consentite.
Infine, aggiungiamo qualche dato per verificarne il funzionamento.
Foglio presenze Excel mensile
Passiamo ora alla creazione del foglio presenze Excel mensile.
La logica delle formule sarà la stessa.
Ciò di cui avremo bisogno in questo esempio di foglio presenze Excel sarà la formattazione condizionale.
Se vuoi saperne di più sulla formattazione condizionale, allora potrebbero interessarti i seguenti articoli:
Attraverso il suo utilizzo potremo nascondere i giorni che non fanno parte del mese preso in considerazione.
Di seguito ecco le regole di formattazione condizionale da utilizzare.
Il primo intervallo a cui applicare la formattazione condizionale va dalla cella C5 alla cella AG5.
Il secondo intervallo va dalla cella C6 alla cella AG6.
Grazie ad Excel, ora sei in grado di costruire il tuo foglio presenza e adattarlo a qualsiasi situazione in cui sia necessario effettuare il monitoraggio delle presenze.
Oltre all’ambito lavorativo e aziendale, è possibile costruire dei modelli di rilevazione in altri ambiti.
Ad esempio, i fogli di presenza possono aiutare gli insegnanti a tenere traccia della presenza o dell'assenza degli studenti. Oppure per raccogliere informazioni e creare un sistema per premiare gli studenti con maggiore frequenza.
Anche gli studenti possono utilizzare lo stesso modello per segnare i giorni di frequenza trascorsi in particolari attività scolastiche.
Se ti occupi di seminari, lezioni, corsi di formazione, riunioni ed eventi, l’utilizzo di un foglio di presenza potrebbe esserti utile per capire se esiste una correlazione tra frequenza e l'insoddisfazione degli studenti per i contenuti o le modalità di insegnamento.
In questi ambiti, l’utilizzo di un foglio presenze Excel può diventare un utile ed importante strumento di monitoraggio in grado di fornire dei feedback per migliorare la soddisfazione di studenti e insegnanti.
Spero l’articolo ti sia utile. Se ti va lascia pure un commento.
Buon lavoro!
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