In questo articolo voglio mostrarti come evitare la duplicazione delle regole di formattazione condizionale Excel.
Spesso quando si lavora con la formattazione condizionale in Excel, dopo il copia e incolla o dopo l’inserimento di righe e colonne, ci si ritrova con le regole di formattazione condizionale duplicate.
All'interno del nostro foglio di lavoro potrebbe verificarsi una situazione simile alla seguente:
Excel duplica automaticamente le regole di formattazione condizionale.
Per verificarlo, apri la finestra di Gestione regole di formattazione condizionale.
Fai un clic sul comando Formattazione condizionale presente nel gruppo Stili della scheda Home. Dal menu a tendina fai un clic su Gestisci regole.
Questa situazione potrebbe andare avanti giorno dopo giorno a tua insaputa.
Copiando e incollando ripetutamente un intervallo di celle, le regole di formattazione condizionale in esso contenute, saranno duplicate.
La tua cartella di lavoro, potrebbe funzionare senza problemi, ma a un certo punto potresti riscontrare un rallentamento. Questo perché le tue regole sono state estese ad altre centinaia o migliaia di righe.
A questo punto potrebbe essere difficile modificare le regole. Ma soprattutto, questo potrebbe avere un effetto negativo sulle prestazioni della cartella di lavoro.
Ti suggerisco di utilizzare con parsimonia le regole di formattazione condizionale in Excel. Tante regole applicate a migliaia di righe possono rallentare sensibilmente le prestazioni.
Ci sono alcuni aspetti che ho riscontrato durante l’utilizzo della formattazione condizionale di cui vorrei parlarti.
Di solito evito la formattazione condizionale quando sono presenti molti dati nei fogli di lavoro. Per molti dati intendo migliaia di righe.
Questa è una funzionalità di Excel molto utile. Tuttavia, deve essere applicata saggiamente su piccoli intervalli ma utilizzata con molta attenzione su intervalli di dati in crescita.
La formattazione condizionale è davvero eccezionale nelle dashboard, nelle tabelle e nei report in quanto aggiunge valore ai dati.
Pertanto, ecco alcuni suggerimenti per il suo utilizzo.
Formattazione condizionale: utilizza il Copia e Incolla speciale
Ogni volta che utilizzi il Copia e Incolla, abituati a incollare solo ciò di cui hai bisogno.
Quando incolli, Excel incolla tutti i valori, le formule, la formattazione, le regole di convalida, e così via.
Puoi evitare questo problema, una buona abitudine sarebbe quella di utilizzare il comando Incolla speciale.
Utilizzando il Copia e Incolla speciale potrai decidere cosa copiare, ad esempio, solo le formule o solo i valori.
Ciò manterrà le regole di formattazione invariate e non duplicherà le regole originariamente create.
Questa semplice abitudine ti consente di risolvere non solo questo problema, ma anche altri fastidiosi aspetti indesiderati.
In particolare, quando condividi il tuo file, ricorda di applicare la protezione ai tuoi fogli per evitare gli utenti che utilizzano il tuo file possano ritrovarsi ad affrontare questo problema. Ho riscontrato che nel 90% dei casi gli utenti utilizzano principalmente il Copia e Incolla perché ciò che sanno utilizzare meglio.
Ecco perché ho pronto il secondo suggerimento.
Fai una manutenzione periodica!
Controlla periodicamente i tuoi file.
Se ad esempio hai un intervallo di celle in cui i dati sono variabili e sempre in crescita tieni da qualche parte o in un altro foglio la formattazione iniziale.
Ogni volta che ne avrai bisogno potrai fare un semplice Copia e Incolla formati per ripristinare la situazione iniziale.
Quindi, dopo aver trovato regole di formattazione duplicate, sarà sufficiente copiare l'intervallo iniziale e incollare i formati nel nuovo intervallo di lavoro.
In alternativa, se hai dimestichezza con il linguaggio VBA puoi creare una macro per automatizzare questo processo. Sarà sufficiente un semplice clic.
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Spero che questo articolo ti sia utile.
Buon lavoro.
