In quest’articolo voglio mostrasti come costruire un modello per la gestione magazzino Excel.
Grazie all’utilizzo di Excel e delle sue funzioni imparerai a creare un foglio per gestire il magazzino tenendo sotto controllo la giacenza di merce.
Nei corsi excel online disponibili qui su excelpertutti.com abbiamo trattato ad oggi tanti argomenti ed in tanti mi avete chiesto lumi riguardo la creazione di un modello per la gestione del magazzino sviluppato su Excel...
Scopri come tenere aggiornata la quantità di merce attraverso le operazioni di carico e scarico.
Come gestire il magazzino con Excel
Il file per gestire il magazzino Excel è composto da tre fogli di lavoro:
- Magazzino
- Carico
- Scarico
Per semplicità di esposizione, negli esempi seguenti, è stato utilizzato un intervallo di 11 righe (dalla riga 3 alla riga 13).
Potrai estendere l’intervallo alle celle sottostanti secondo le tue esigenze per personalizzare il tuo file di gestione del magazzino.
Gestione magazzino Excel: foglio di lavoro Magazzino
All’interno di questo foglio, denominato Magazzino, viene rilevata la merce in magazzino. Quest’ultima, ovvero la quantità in giacenza, è calcolata sulla base della differenza tra il carico e lo scarico della merce.
Per questo calcolo è stata utilizzata la funzione Excel SOMMA.SE. Pertanto la cella B4 del foglio di lavoro Magazzino contiene la seguente formula:
In aggiunta, a partire dalla cella D4 è possibile inserire rispettivamente il Fornitore, il Prezzo di vendita e il Prezzo di acquisto.
Formattiamo le celle applicando bordi e colori di riempimento attraverso l’utilizzo della finestra di dialogo Formato celle.
Potrai personalizzare i colori a piacimento.
Gestione magazzino Excel: foglio di lavoro Carico
Il foglio di lavoro Carico non contiene alcuna formula o funzione.
Tuttavia nell’intervallo di celle A4:A13 è stata inserita la convalida dati per consentire di selezionare il prodotto senza la possibilità di incorrere in qualche errore di inserimento.
L’origine dati della convalida fa rifermento all’intervallo denominato Prodotti.
Attraverso un menu a tendina è possibile selezionare il prodotto da caricare scegliendolo fra quelli presenti nel foglio Magazzino.
Oltre al nome del prodotto e la quantità è possibile inserire anche la data relativa all’operazione di carico della merce.
All’interno del foglio carico sono stati caricati alcuni prodotti con le relative quantità.
Gestione magazzino Excel: foglio di lavoro Scarico
Il foglio di lavoro Scarico contiene i prodotti in uscita.
A partire dalla cella B4 viene registrata la quantità di merce in uscita. Nella cella accanto (C4) comparirà la quantità residua ovvero la giacenza di magazzino.
La cella C4 contiene la seguente formula:
Essa consente di rilevare la quantità in giacenza dopo l’operazione di scarico del prodotto.
Il valore viene restituito grazie all’utilizzo della funzione CERCA VERTICALE. Il nome del prodotto presente nella cella A4 viene ricercato all’interno della seconda colonna dell’intervallo A3:B13 del foglio di lavoro Magazzino.
Se la cella A4 è vuota (A4=””) nella cella C4 (quella in cui ci siamo posizionati per inserire la formula), non verrà scritto nulla (“”). Nel caso contrario, verrà cercato il contenuto della cella A4 nella colonna A (del foglio Scarico) nell’intervallo A3:B13 del foglio di lavoro Magazzino e sarà riportato, all’interno della cella C4, il corrispondente valore presente nella colonna B di quest’ultimo intervallo.
Successivamente, estendiamo la formula alle celle sottostanti utilizzando il quadratino di riempimento della cella C4.
A questo punto potrebbe accadere di inserire delle quantità superiori a quelle presenti in giacenza. Ciò comporterebbe delle quantità negative.
Per evitare questo andiamo a creare delle regole di convalida. Pertanto selezioniamo l’intervallo di celle B4:B13, nel nostro esempio, e dalla scheda Dati facciamo un clic sul comando Convalida dati.
Dal menu a tendina Consenti selezioniamo la voce Personalizzato. Nel campo Formula digitiamo la seguente formula:
Ora posizioniamoci sulla scheda Messaggio di errore e digitiamo il messaggio che vogliamo venga visualizzato all’utente. Infine, facciamo un clic sul tasto OK per confermare.
Ogni volta che viene inserita una quantità superiore a quella presente in giacenza, verrà mostrato un messaggio di errore che obbligherà a digitare un valore corretto.
A questo punto, il nostro file Excel per la gestione del magazzino è pronto all’uso!
La creazione di un modello Excel per la gestione del magazzino permette di controllare l’entrata e l’uscita dei prodotti e quindi delle scorte minime. Grazie ad esso siamo in grado di conoscere quando dobbiamo contattare i fornitori per effettuare un nuovo approvvigionamento.
Inoltre, il modello è di grande utilità in quanto oltre a gestire la disponibilità di merce in magazzino facilità la redazione dell’inventario.
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Vuoi saperne di più sull'utilizzo del fogli di lavoro di Excel?
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=SE(A4='','';CERCA.VERT(Scarico!A4;Magazzino!SA$3:SB$13;2;FALSO)) ——–> MACAZZINO
Buongiorno ho provato ad applicare questa formula al foglio del magazzino come da Suo esempio ma mi da sempre come unico risultato FALSO per qualsiasi valore che io vada a mettere. Non riesco a capire il motivo.
Grazie mille
Ciao Roberto,
nella formula che hai inserito manca una parte … quella alla gestione del FALSO della formula SE.
Prova la seguente formula:
=SE(A4=””;””;CERCA.VERT(Scarico!A4;Magazzino!SA$3:SB$13;2;FALSO))
Ho provato ad inserire tutte le formule e i foglio cosi come da spiegazione però non capisco come mai la giacenza è uguale a quella della quantità di scarico e non di carico.
Salve Dalila,
ti suggerisco di convertire gli intervalli in tabelle per leggere meglio le formule.
Potrebbe trattarsi semplicemente di un riferimento di cella che sfugge …
Buongiorno,
io volevo inserire nel foglio magazzino il costo medio ponderato es. del prodotto A che formula dovrò inserire?
Salve Gabriele,
dai sguardo al seguente articolo:
https://www.excelpertutti.com/media-ponderata-excel/
Buongiorno, ho costruito un file gestione magazzino seguendo le Sue indicazioni e tutto funziona.
Avrei però bisogno di indicare nel foglio di magazzino una colonna per il prezzo di acquisto che deve essere ripresa anche nel foglio carico e scarico con conseguente possibilità di capire il costo dei materiali acquistati da un fornitore o forniti ad un cliente.
Come posso fare? Grazie infinite per la risposta.
Cordiali saluti.
Sandra
Buongiorno Sandra,
ti suggerisco di utilizzare il CERCA.VERT per fare l’assegnazione.
Aggiungi una tabella con tutte le corrispondenze e poi le richiami appunto con questa funzione.
Buongiorno, avrei l'esigenza di abbinare agli articoli anche uno o più codici a barre per richiamarli in fase di carico e di scarico o vendita. Come devo procedere?
Buongiorno Elisa,
la soluzione non è così immediata.
posso però suggeristi di creare un elenco di prodotti ed associarli al relativo codice.
Utilizzando il CERCA.VERT puoi caricare in una cella il codice a barre ed inserire la formula, nella cela a fianco, con la funzione CERCA.VERT che va a pescare l’articolo nella tabella delle associazione (codice/articolo).
HO CREATO I FOGLI DI LAVORO MA NEL FOGLIO DI CARICO QUANDO ESEGUO LA CONVALIDA NELLA COLONNA PRODOTTI CONTINUA A NON APPARIRMI LA FRECCETTA PER LA RICERCA DEI PRODOTTI COME SE IL FOGLIO CARICO NON VEDESSE IL FOGLIO MAGAZZINO
Verifica gli intervalli denominati.
Vai sulla scheda Formule e fai clic su Gestione nomi.
Assicurati che l’ambito dell’intervallo si Cartella di lavoro
Per approfondire l’argomento dai uno sguardo al seguente articolo:
https://www.excelpertutti.com/creare-intervalli-denominati-excel/