Excel formule: scopri come lavorare in modo efficiente con le formule Excel!
In questo articolo, ti suggerisco come lavorare in modo efficiente con le formule Excel risparmiando tempo.
Le formule sono l’alimento quotidiano di Excel. Infatti, Excel si nutre di formule!
Se anche tu usi regolarmente Excel, avrai a che fare con molte formule. Spesso elaborare una formula può richiedere parecchio tempo. Ti illustrerò come farlo in modo efficiente.
NOTA
La terminologia utilizzata per indicare le formule e le funzioni talvolta crea un po’ di confusione. Distinguere una formula da una funzione può sembrare complicato ma non lo è!
Esiste un modo semplice per farlo!
In senso stretto le funzioni sono le “formule preconfezionate” di Excel.
Tutto ciò che inizia con un segno di uguale in Excel è una formula. Tuttavia, tutte le funzioni sono anche formule. Le formule possono contenere più funzioni.
1 | Utilizza il Completamento automatico per inserire le funzioni Excel
Quando inserisci un segno di uguale e inizi a digitare una formula, Excel inizierà a abbinare il testo inserito con l’enorme elenco di funzioni disponibili.
Mentre digiti, vedrai comparire un elenco di funzioni. Excel ti suggerirà il nome della funzione mostrandoti un elenco di completamento automatico da cui selezionare.
Questo elenco si restringerà man mano che digiti ogni lettera.
Una volta che la funzione desiderata viene selezionata nell’elenco, premi il tasto TAB e Excel la inserirà per te.
Excel aggiunge la funzione completa e lascia il cursore attivo tra parentesi in modo che tu possa compilare gli argomenti secondo necessità.
2| Utilizza la maniglia di riempimento per copiare le formule Excel
Quando aggiungi le formule alle celle sottostanti, una delle cose che fai più spesso è copiare la formula dalla prima all’ultima.
La maniglia di riempimento è il metodo più veloce!
La maniglia di riempimento è il piccolo quadratino che si trova nell’angolo in basso a destra di tutte le celle selezionate in Excel. Se la formula si trova in una cella accanto a un’altra colonna completa di dati, puoi semplicemente fare doppio clic sul quadratino di riempimento per copiare la formula fino in fondo alla tabella.
NOTA
Questo suggerimento NON funzionerà se NON c’è una colonna completa di dati a sinistra della formula che stai inserendo.
In questo modo, Excel potrà capire fino a che punto del foglio di lavoro copiare la formula.
3| Inserisci la stessa formula in più celle contemporaneamente
Spesso, dovrai inserire la stessa formula in un gruppo di celle. Puoi farlo in un solo passaggio con una scorciatoia da tastiera.
È sufficiente selezionare tutte le celle contemporaneamente, quindi inserire la formula normalmente come faresti per la prima cella. Successivamente, per confermare, premi CTRL + INVIO invece di INVIO.
Excel aggiungerà la stessa formula a tutte le celle nella selezione, regolando i riferimenti secondo necessità. In questo modo NON sarà necessario copiare e incollare, o utilizzare la maniglia di riempimento. Un solo passaggio e il lavoro è fatto!
Puoi utilizzare la stessa tecnica per modificare più formule contemporaneamente. Seleziona tutte le formule contemporaneamente, apporta le modifiche necessarie e premi la combinazione di tasti CTRL + INVIO.
4| Utilizza gli intervalli denominati per rendere più leggibili le formule di Excel
Uno dei suggerimenti più utili è quello di utilizzare gli intervalli denominati nelle formule per renderle più leggibili.
Ad esempio, supponiamo di avere un semplice foglio di lavoro che mostra le quantità di alcuni prodotti e i relativi prezzi.
Per ogni prodotto, si desidera moltiplicare la quantità per il relativo prezzo. Supponendo che la quantità si trovi nella cella B2, e il prezzo nella cella C2, le formule potrebbero apparire come questa mostrata in basso:
Se, viceversa, assegni all’intervallo B2:B9 il nome “Quantità” e all’intervallo C2:C9 il nome “Prezzo“, le tue formule avranno questo aspetto:
Gli intervalli denominati sono facili da utilizzare!
È sufficiente selezionare l’intervallo o la cella che si desidera nominare, quindi digitare un nome nella casella nome e premere il tasto INVIO.
Gli intervalli denominati rendono le tue formule molto più leggibili!
In questo modo, potrai evitare l’inserimento dei simboli del dollaro ($) per creare riferimenti assoluti.
NOTA
A cosa serve il dollaro in Excel?
Il dollaro dice a Excel che si vuol fare riferimento a una cella specifica quando una formula viene copiata.
Ora che hai nominato un intervallo, Excel lo utilizzerà ogni volta che stai creando una formula. Quando selezioni un intervallo denominato, vedrai comparire automaticamente il suo nome all’interno della formula.
Infine, puoi anche utilizzare l’intervallo denominato per spostarti facilmente tra le celle. È sufficiente andare nella casella nome e selezionare il nome visualizzato nel menu a discesa.
5| Applica i nomi alle formule Excel esistenti
Esiste, tuttavia, un modo per applicare i nomi degli intervalli alle formule esistenti. Basta selezionare le formule a cui si desidera applicare i nomi, quindi utilizzare la funzione Applica nomi. Il comando si trova nel gruppo Nomi definiti all’interno della scheda Formule.
Una volta aperta la finestra Applica nomi, seleziona i nomi che si desideri applicare e fai clic su OK.
Excel sostituirà qualsiasi riferimento corrispondente con i nomi selezionati.
6| Usa il tasto funzione F9 per valutare parti di una formula
Il tasto funzione F9 è uno strumento fantastico quando lavori con le formule e vuoi verificare il risultato di una particolare parte della formula.
La scorciatoia F9 ti mostra il risultato delle parti di una formula in tempo reale.
Per usare questa scorciatoia, seleziona la funzione che vuoi valutare. Quindi premi F9. Vedrai quella parte della formula sostituita dal valore che restituisce.
NOTA
Per uscire dalla formula senza apportare modifiche, è sufficiente utilizzare il tasto ESC.
In alternativa puoi utilizzare il comando Valuta Formula per valutare una formula un passo alla volta.
Ogni volta che fai clic sul pulsante Valuta, Excel risolverà la parte sottolineata della formula e ti mostrerà il risultato.
Il comando Valuta formula si trova nel gruppo Verifica formule presente nella scheda Formule della barra multifunzione.
Quando fai clic sul comando Valuta formula, si aprirà la relativa finestra di dialogo. Vedrai la formula visualizzata nella casella di testo Valutazione. Nella parte bassa della finestra è presente il pulsante Valuta.
Quando fai clic su Valuta, una parte della formula verrà sottolineata e sostituita con il risultato in corsivo. Puoi continuare a fare clic su Valuta finché la formula non è completamente risolta.
7| Utilizza una tabella per inserire automaticamente le formule Excel
Un modo ancora più rapido per inserire le formule è convertire un intervallo di dati in una tabella di Excel.
Una volta convertiti i dati in una tabella, tutte le formule immesse nella prima riga verranno automaticamente copiate per l’intera lunghezza della tabella. Sarà sufficiente premere il tasto INVIO. Ciò ti consente di risparmiare tempo e ti aiuta a prevenire gli errori.
Quando aggiorni una formula in una tabella, Excel aggiornerà nuovamente tutte le formule simili nella stessa colonna.
8| Utilizza il tasto funzione F4 per alternare i riferimenti relativi e assoluti
Quando desideri costruire formule che puoi copiare in posizioni differenti e vuoi che funzionino correttamente, puoi farlo utilizzando la giusta combinazione di riferimenti assoluti e relativi.
Tuttavia, la conversione di riferimenti tra relativi e assoluti può essere una seccatura. Digitare tutti quei simboli di dollaro ($) può risultare noiosa e causare errori.
Fortunatamente, c’è una scorciatoia che ti permette di alternare rapidamente tra quattro opzioni di riferimento.
Basta posizionare il cursore su un riferimento e premere il tasto funzione F4.
Ogni volta che lo utilizzi, Excel ti mostrerà le seguenti opzioni:
Aggiungere il simbolo dollaro Excel con il tasto funzione F4 è davvero semplice!
9| Utilizza CTRL + clic per inserire gli argomenti di una funzione
Come ben sai le funzioni contengono gli argomenti. Ciascun argomento è separato da un punto e virgola.
Se non ti piace digitare il punto e virgola tra gli argomenti, puoi fare in modo che Excel lo faccia per te!
Quando inserisci gli argomenti in una funzione, tieni premuto il tasto CTRL mentre fai clic su ciascun riferimento e Excel inserirà automaticamente il punto e virgola per te.
10| Utilizza l’etichetta di suggerimento della formula per selezionare gli argomenti
Ogni volta che lavori con una formula che contiene una funzione di Excel, ricorda che puoi sempre usare la finestra dei suggerimenti per selezionare gli argomenti.
Questo può rappresentare un risparmio di tempo se la formula è complessa, in particolar modo se contiene molte funzioni nidificate.
Per selezionare gli argomenti, segui questi due semplici passaggi:
1 | Fai clic per posizionare il cursore all’interno della funzione in cui desideri selezionare l’argomento. Excel ti mostrerà l’etichetta con il suggerimento che mostra tutti gli argomenti per quella funzione.
2 | Fai clic sull’argomento che desideri selezionare. Excel selezionerà l’intero argomento, anche quando contiene altre funzioni o formule.
Questo è un buon metodo per selezionare argomenti quando si usa il tasto F9.
Talvolta, quando inserisci una formula, l’etichetta di suggerimento della formula non ti consente la visualizzazione delle altre celle che desideri visualizzare nel foglio di lavoro. Se ciò accade, ricorda che puoi spostare l’etichetta di suggerimento della formula.
Posiziona il puntatore del mouse sul bordo dell’etichetta, quando non viene visualizzato il cursore fai clic e trascina l’etichetta in una nuova posizione.
In alternativa, puoi modificare la formula direttamente dalla barra della formula anziché nella cella.
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