Ecco una guida al più diffuso software di fogli di calcolo: Microsoft Excel.
Excel è diventato il software che fa parte della quotidianità di tutti: privati e aziende.
È un programma flessibile ed è dotato di tantissime funzioni. Rappresenta un valido strumento per il business sebbene non pienamente sfruttato. Infatti, può essere la soluzione ideale per gestire diverse operazioni che vanno dall’elaborazione e l’analisi di grosse quantità di dati alla creazione di report.
Grazie ai suoi numerosi strumenti può possono semplificare al massimo il lavoro.
Parliamo, ad esempio, dei grafici, delle tabelle e delle tabelle pivot. Quest’ultime rappresentano una delle "carte vincenti" di Excel in quanto sono in grado di aggregare dati presenti in diversi fogli di lavoro per fare delle incredibili comparazioni.
Ecco perché è fondamentale conosce questo software per usarlo in maniera professionale.
In questo articolo scoprirai cos’è, chi lo usa e cosa si può fare con Excel.
Cos'è Microsoft Excel
Excel è un programma della Microsoft destinato alla produzione ed alla gestione di fogli di calcolo (in inglese spreadsheets).
Questo applicativo fa parte del pacchetto di produttività Microsoft Office ed è disponibile sia per i sistemi operativi della Microsoft che della Apple.
Nel tempo le sue funzionalità hanno subito delle modifiche e dei miglioramenti. Questo arricchimento ha portato questo applicativo ad una sempre maggiore diffusione.
Inizialmente, questo software veniva utilizzato per di effettuare le più comuni operazioni aritmetiche: somme, sottrazioni, divisioni e moltiplicazioni.
Oggi, grazie all’imponente quantità di strumenti che possiede, Microsoft Excel è divenuto un programma dedicato alla gestione di fogli elettronici, utilizzati per la pianificazione finanziaria personale, famigliare e aziendale.
Chiunque è in grado di inserire dati e numeri attraverso un uso basilare. Ma per far emergere la vera potenza del software è necessaria una conoscenza e un utilizzo sempre più approfonditi.
È possibile utilizzare Excel sia in versione desktop che nella versione online.
Excel online è gratis. Per utilizzarlo è necessario disporre di un semplice account Microsoft.
Quali sono le versioni di Excel
La prima versione risale al 1985.
Nel 2007 il software ha subito un interessante restyling. Dai menu si è passati all’introduzione della barra multifunzione. Aumenta il numero di righe (da 65.536 a 1.048.576) e di colonne (da 256 a 16.384) per ogni foglio di lavoro.
Dopo la versione del 2007 si è passati alla versione 2010, poi la 2013 e la 2016.
Ad oggi l’ultima versione è quella 2019.
È tuttavia disponibile una versione in abbonamento nota come Microsoft Office 365.
Questa versione consente di utilizzare online tutti i software del pacchetto Office (tra cui Word, Outlook, PowerPoint) alla versione più aggiornata.
Come è composto Excel
Il software si presenta con la seguente interfaccia.
Nella parte alta è presente la barra multifunzione suddivisa nelle seguenti schede:
- Home
- Inserisci
- Layout di pagina
- Formule
- Dati
- Revisione
- Visualizza
Sotto di essa troviamo la Casella nome e la Barra della formula.
Ancora più in basso troviamo uno o più fogli di lavoro ciascuno dei quali contiene la propria griglia di celle.
In generale, il programma è composto da tantissimi fogli di lavoro. Ciascun foglio di lavoro contiene circa 17 miliardi di celle.
Ciascuna cella è identificata da una lettera e numero come risultato dell’intersezione tra una riga e una colonna. Come nella battaglia navale!
Infine, spesso sentirai parlare di cartella di lavoro di Excel. Non si tratta della cartella gialla di Windows ma di un file Excel contenente tanti fogli di lavoro.
Ecco una rappresentazione semplificata del software dei fogli di calcolo.
Le celle possono rappresentare dei semplici intervalli o delle tabelle.
Una tabella in realtà è un intervallo di celle convertito in una struttura organizzata per la gestione dei dati che si ottiene seguendo una specifica procedura.
Come si fa una tabella con Excel
Per creare una tabella Excel è sufficiente selezionare una cella all'interno dei dati e fare clic sul comando Tabella presente all’interno della scheda Inserisci.
In alternativa, è possibile cliccare sul comando Formatta come tabella presente nella scheda Home.
Successivamente dalla relativa finestra di dialogo è sufficiente fare clic su OK per confermare.
Le tabelle rappresentano uno degli strumenti indispensabili per sfruttare il potenziale di questo importante strumento di lavoro.
Dai uno sguardo ai seguenti articoli:
- Tabelle: lavorare in modo efficiente
- Tabelle: 9 motivi per utilizzarle
- Convalida dati: tabelle origine dati
- Tabelle e grafico dinamico
Oltre le tabelle possiamo utilizzare anche le tabelle di sintesi chiamate tabelle pivot.
Cosa sono e a cosa servono le tabelle pivot
Le tabelle pivot rappresentano un potente strumento di Excel e permettono di organizzare e analizzare grandi insiemi di dati al fine di creare report sintetici.
La potenza delle tabelle pivot si sviluppa attraverso l'utilizzo di filtri e delle funzionalità di ordinamento, raggruppamento e calcolo (conteggi, somme, medie e prodotti).
La padronanza di questo strumento è utile per sintetizzare in modo efficace e flessibile i dati presenti nei fogli di lavoro Excel.
Come si fanno le tabelle pivot
È possibile creare una tabella pivot attraverso pochi e semplici clic.
È sufficiente posizionarsi all’interno di una qualsiasi cella dei dati e fare clic sul comando Tabella pivot presente nella scheda Inserisci.
Excel mostra una finestra di dialogo e fornisce diverse opzioni. Una volta selezionate le opzioni è sufficiente fare clic sul pulsante OK per confermare.
Dagli intervalli di celle, dalle tabelle e dalle tabelle pivot è possibile generare dei grafici per rappresentare i dati.
Dai uno sguardo ai seguenti articoli:
Grafici Excel per rappresentare i dati
In Excel è possibile rappresentare i dati attraverso i grafici per creare dei report informativi.
Esistono diverse tipologie di grafici: istogrammi, grafici a torta, grafici a linea, grafici a barre, ecc.
La scelta del grafico dipende dalla tipologia dei dati utilizzati.
Potrebbero interessarti i seguenti articoli:
- Creare un grafico in 3 semplici passaggi
- Copiare il formato di un grafico
- Scopri come personalizzare un grafico
- Diagramma di Gantt: cos’è e come crearlo
- Grafico dinamico con le formule
- Grafico a linee: come crearlo
- Foglio grafico: come fare grafici
- Creare grafici combinati
- Grafico a dispersione: come crearlo
- Diagramma di Pareto: come crearlo
- Grafici sparkline: guida completa
- Grafico a torta: come crearlo
Chi utilizza Excel
Come anticipato in precedenza, Excel fa parte del pacchetto Office.
L’utilizzo dei programmi del pacchetto Office è ampiamente diffuso tra le imprese, le aziende, i liberi professionisti, le università. I software che compongono questo pacchetto facilitano l’organizzazione del lavoro.
In particolare, tra questi software, il programma di fogli di calcolo Microsoft Excel è una delle applicazioni più complesse e richieste nel mondo del lavoro.
Nonostante ciò gran parte delle persone conosce solamente una piccola parte delle numerose funzionalità contenute all’interno di questo programma.
Spesso le esigenze lavorative richiedono una conoscenza più ampia del programma. Diventa sempre più indispensabile conoscere a fondo Excel ed essere aggiornati e preparati.
Ecco perché la conoscenza più approfondita di questo applicativo può offrire agli utenti una marcia in più in ambito lavorativo.
I livelli di abilità in Excel
Dati i numerosi strumenti presenti in Excel, è normale vi siano utilizzi differenti di questo programma.
È altrettanto normale aspettarsi diversi livelli di competenza.
A seconda dei livelli possiamo distinguerne quattro.
- Base
- Intermedio
- Avanzato
- Esperto
Sebbene sia ampiamente condiviso si tratti di una distinzione relativa, è importante sottolineare che questi livelli rappresentano un continuum.
Ciò prevede l'acquisizione progressiva delle abilità. In altri termini, un utente di livello intermedio deve aver acquisito tutte le competenze di livello base. Così come l'utente di livello esperto deve aver fatto tutto il necessario per essere un utente base, intermedio e avanzato.
Il livello base, prevede una conoscenza approfondita di tre schede della barra multifunzione e dei relativi strumenti: la scheda Home, la scheda Layout di pagina e la scheda Visualizza. L’utilizzo, in questo livello, è piuttosto semplice e superficiale e consente di effettuare semplici calcoli (addizioni, sottrazioni, moltiplicazioni e divisioni) e di organizzare i dati in tabelle.
Nel livello intermedio l’utente ha una conoscenza più approfondita degli strumenti presenti nella scheda Formule e delle funzioni presenti nella libreria di funzioni. In particolare, in questo livello è necessario apprendere e utilizzare di più le funzioni di Testo, le funzioni DATA e ora, le funzioni di Ricerca e riferimento, le funzioni Matematiche e le funzioni Statistiche. Inoltre, è previsto l'uso introduttivo di strumenti come Tabelle pivot, la creazione di grafici e la registrazione di macro per attività ripetitive.
Il livello avanzato prevede una conoscenza approfondita dell’applicazione, attraverso l’uso delle macro e di tutti gli strumenti presenti nella scheda Sviluppo.
Infine, il livello esperto è contrassegnato dalla conoscenza approfondita del foglio di calcolo e dall'efficienza nel suo utilizzo. L’utente esperto è in grado di creare modelli di fogli di calcolo, dashboard e modelli automatizzati per l'utilizzo da parte degli utenti di livello inferiore di Excel. Inoltre, questo livello prevede la conoscenza in profondità del linguaggio VBA (Visual Basic for Applications).
Un esperto è colui che conosce così tanto l’applicazione, nel tempo e con la pratica, che può agire come insegnante.
Che cosa si può fare con Excel
Excel non è più solamente un foglio elettronico di calcolo, una “semplice grande calcolatrice”, ma un programma che consente la creazione di progetti più elaborati.
Oltre a svolgere semplici calcoli questo software offre anche la possibilità di analizzare e visualizzare i dati del documento sotto forma di grafici, immagini e icone.
Grazie ai grafici e alle tabelle è possibile creare report dettagliati e le cosiddette Dashboard aziendali. Il tutto sfruttando un’interfaccia semplice nonostante i numerosi strumenti.
Ma ancora possiamo utilizzare Excel per creare numerosi progetti:
- Gestione magazzino: carico scarico
- Scadenzario per la gestione delle scadenze
- Calcolo delle ore lavoro
- Modello di prima nota
- Modello fattura
- Modello di Timesheet
I vantaggi di saper sfruttare i tanti strumenti messi a disposizione da Excel rappresenta un enorme vantaggio sia per il singolo utente che per un’azienda.
Infine, questo software consente di creare delle soluzioni facilmente adattabili e flessibili.
Le formule e le funzioni
Il motore di Excel sono le funzioni e le formule.
Spesso le funzioni vengono nidificate ovvero si utilizzano assieme, una all’interno dell’altra. Potremmo quasi immaginarle come una matrioska russa.
Attraverso l’utilizzo combinato delle funzioni è possibile creare delle potentissime formule.
Ma qual è la differenza tra una formula e una funzione in Excel?
Qual è la differenza tra Formula e funzione
Cerchiamo di capire brevemente che cosa differenza l’una e l’altra.
Che cos'è una formula in Excel
Una formula, in senso stretto, è quella che utilizza i semplici operatori aritmetici: addizione, sottrazione, moltiplicazione e divisione.
Pertanto attraverso le formule si eseguono le operazioni sui valori presenti all’interno di un foglio di lavoro di Excel o tra fogli di lavoro. Ecco alcuni esempi:
Che cos'è una funzione in Excel
Una funzione è una "formula preconfezionata" utilizzata per effettuare calcoli. Potremmo definirla come un "pezzo di codice" progettato per calcolare valori presenti all'interno delle celle.
Le funzioni, a differenza delle formule, sono organizzate in librerie.
I riferimenti alle celle: riferimenti relativi e assoluti
All’interno delle formule e delle funzioni vengono inseriti i riferimenti di celle.
In generale i riferimenti sono relativi ciò significa che il riferimento varia ogni volta che la formula o la funzione vengono copiati in un'altra cella.
Per bloccare i riferimenti si utilizza il simbolo del dollaro.
Con il simbolo dollaro ($) è possibile creare un "riferimento assoluto" di cella.
Ecco alcuni esempi:
- A1 – Riferimento relativo
- $A$1 – Riferimento assoluto
Se il dollaro è presente prima della lettera o prima del numero si hanno i riferimenti misti.
- $A1 – Riferimento misto
- A$1 – Riferimento misto
Potrebbero interessarti i seguenti articoli:
Qual è l’estensione utilizzata da Excel
Il formato di Excel (ovvero l’estensione) utilizzato dalle versioni 1997 alla versione 2003 è .xls.
Con l’introduzione della versione 2007 si è passati all’estensione .xlsx. Pertanto, ad oggi, tutti i fogli di calcolo creati con Excel hanno questa estensione.
Tuttavia, è possibile convertire i file xlsx in file xls o in altri formati come ad esempio .pdf e .csv (acronimo di "comma separated values" ovvero valori separati da una virgola).
Dai uno sguardo al seguente articolo: Estensione file Excel: che cos'è
Come scaricare Excel
Come anticipato all’inizio di quest’articolo, Excel è disponibile in diverse versioni. I prezzi variano a seconda della versione.
È il servizio in abbonamento (mensile o annuale) di Microsoft che comprende tutte le applicazioni di Office. Inoltre include:
- aggiornamenti illimitati,
- 1TB di spazio online su OneDrive,
- sicurezza avanzata per tutti i dispositivi.
Si tratta della versione “standard” di Office (Word, Excel e PowerPoint per PC o Mac). Essa comprende solo gli aggiornamenti per la versione della suite acquistata.
Si tratta della versione “completa” di Office e comprende Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher e Access per PC o Mac.
È la versione “stand alone” di Excel compatibile con Windows 10 (senza gli altri programmi della suite Office). Questa versione non prevede periodi di prova gratuiti, né l’installazione di versioni future del software.
Excel per smartphone e tablet
Infine, è disponibile una versione gratis, come app per Android e iOS/iPadOS, per tutti i dispositivi che hanno uno schermo inferiore ai 10.1".
Come scaricare Excel sul PC
Per scaricare Excel sul PC vai su questa pagina del sito di Microsoft e fai clic sul pulsante Provalo gratis per 1 mese.
Successivamente utilizza il tuo account Microsoft per effettuare il login.
Ti verrà chiesto di selezionare il metodo di pagamento. L’addebito verrà effettuato allo scadere del mese di prova. Durante il periodo di prova potrai eseguire l'annullamento facendo clic su Disattiva fatturazione ricorrente in Il mio account.
Ultimata tutta la procedura potrai avviare il download di Office (che comprende Excel) sul tuo computer.
Al termine del download avvia il file scaricato e attendi che venga portata a termine l’installazione di Excel e di tutte le altre applicazioni comprese nella suite Office.
Al primo avvio, dovrai inserire i dati del tuo account Microsoft in modo da attivare il periodo di prova di 30 giorni.
Spero l’articolo ti sia utile. Se ti va lascia pure un commento.
Buon lavoro!
Vuoi acquisire delle solide basi e la piena autonomia nell'utilizzo di Excel?
Se desideri imparare a usare Excel in modo professionale, ho i corsi che potrebbero fare al caso tuo.
Visita l’area dedicata ai corsi Excel online di Excel per tutti e scopri il corso Excel che fa per te.
