In questo articolo ti mostrerò come creare la prima nota Excel per la gestione dei movimenti di cassa e di banca.
La prima nota rappresenta un efficace strumento controllare e gestire le risorse di un’azienda.
Per questo voglio mostrarti due esempi di file Excel per la redazione della prima nota cassa e banca.
In particolare, nel primo esempio utilizzeremo delle semplici formule Excel mentre nel secondo ti propongo una soluzione con l’utilizzo della funzione SE.
Che cosa è la prima nota
La prima nota è un registro utilizzato per rilevare i movimenti economici e finanziari di un’azienda. Essa consente di rilevare tutte le operazioni effettuate e può essere suddivisa in due parti:
- la prima nota cassa, in cui vengono registrate solo le operazioni relative ai movimenti di denaro contante;
- la prima nota banca, per tutte le altre operazioni in cui non sono presenti movimenti di denaro contante (ad esempio, assegni, cambiali, ecc.).
La prima nota non è un documento obbligatorio e la sua redazione non richiede alcuna forma obbligatoria.
Ciò significa che non esistono modelli di riferimento e pertanto puoi scegliere quale modello utilizzare.
Potrai rilevare i movimenti di prima nota attraverso due modalità:
- utilizzando dei moduli prestampati cartacei
- utilizzando i fogli di calcolo di Excel.
In questo articolo tratterò il secondo caso. Excel è un software flessibile e tra i numerosi vantaggi, consente di avere sempre il saldo cassa o banca aggiornato al termine dell’inserimento di ciascuna operazione.
Avere sempre un saldo cassa aggiornato è fondamentale sia per tenere sotto controllo la liquidità aziendale ma anche per mantenere in regola la contabilità aziendale.
Passiamo subito alla pratica!
Come creare un foglio Excel per la prima nota con l’utilizzo delle formule
La prima nota deve contenere i seguenti elementi:
- la data, in ordine cronologico, dell’operazione;
- la descrizione dell’operazione con il riferimento al relativo documento contabile;
- l’importo a seconda della tipologia di operazione (Entrata o uscita di cassa; entrata o uscita di banca);
- il saldo di ciascuna operazione.
Il primo aspetto da curare è la formattazione delle celle attraverso l’aggiunta dei bordi e dei colori di riempimento.
È importante facilitare la compilazione del documento assegnando un aspetto chiaro e professionale.
Ti suggerisco di utilizzare la scorciatoia da tastiera CTRL + 1. Questa combinazione di tasti ti permetterà di mostrare la finestra di dialogo Formato celle in cui potrai trovare tutti gli strumenti di formattazione.
Ora procediamo all'inserimento delle formule.
La cella E3 e la cella H3 conterranno rispettivamente le formule per il calcolo del primo saldo (differenza tra le entrate e le uscite di cassa e di banca):
La formula contenuta nelle celle successive sarà differente in quanto dovrà tenere aggiornato il saldo secondo il seguente schema:
Le formule da inserire nelle celle successive a partire dalla cella E4 ed H4 saranno le seguenti:
La ragione di questa differenza nelle formule sta nel fatto che nella prima riga andrà inserito il saldo iniziale di cassa.
Il risultato sarà il seguente:
Procediamo ora all'inserimento di qualche dato di esempio:
Come potrai notare, il saldo verrà riportato anche nelle righe in basso.
Per questa ragione voglio proporti un’alternativa attraverso l’utilizzo della funzione SE.
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Prima nota Excel con l’utilizzo della funzione SE
Per fare in modo che il saldo non venga riportato in tutte le celle in basso, ecco una interessante soluzione.
La funzione SE consentirà di verificare la presenza di una data a partire della cella A4. Se la cella rimane vuota non verrà effettuato alcun calcolo. Questo perché si presume che ciascuna operazione debba avere obbligatoriamente una data.
Pertanto le formule da inserire nelle celle successive a partire dalla cella E4 ed H4 saranno le seguenti:
Con l’inserimento dei dati il risultato sarà il seguente:
Per saperne di più sulle formule e sulle funzioni di Excel, dai uno sguardo ai seguenti articoli:
- Modello fattura Excel: come crearla
- Timesheet: creare un modello in Excel
- Calcolo sconto Excel: formule e percentuali
- Calcolo IVA Excel: come calcolare l'IVA
- Crea listino prezzi Excel con CERCA.VERT
Spero abbia trovato l’articolo utile. Se vuoi, lascia pure un commento.
Buon lavoro!
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