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query excel

Query Excel: utilizzare Microsoft Query

In questo articolo voglio suggerirti l’utilizzo di uno strumento di Excel poco utilizzato e conosciuto: le query in Excel. Scopri come utilizzare Microsoft Query Excel.

Con Microsoft Query, puoi importare dati in un foglio di lavoro Excel selezionandoli da colonne differenti o suddividendoli sulla base di un criterio specifico. Non è un'operazione semplicissima ma grazie a Microsoft Query, potrai farlo tranquillamente attraverso dei semplici passaggi.

Vediamo subito un esempio pratico. Supponi di avere i tuoi dati in un foglio di lavoro di Excel, ad esempio nel Foglio1, e desideri suddividere questi dati in fogli differenti. Grazie a Microsoft Query, la suddivisione sarà dinamica. Ciò significa che se si aggiunge una voce all'origine dati, questa comparirà anche nel foglio in cui sono stati importare i dati.

Query Excel: creazione guidata Microsoft Query

Vi verrà chiesto di Scegliete lo e premete Ok. Nella nuova finestra che vi si presenta scegliete il nome del foglio che contiene i dati originali e premete Aggiungi. Poi premete il tasto Chiudi per chiudere questa finestra.

Per iniziare, scegli il file su cui eseguire la query. È possibile scegliere lo stesso file su cui si sta lavorando.

Posizionati in una cella qualsiasi del foglio di lavoro in cui desideri importare i dati.

Dalla barra multifunzione, fai clic sul comando Da altre origini presente nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati.

Ora fai clic sulla voce Da Microsoft Query.

query Excel

Viene visualizzata la finestra di dialogo "Scegli origine dati".

Seleziona la voce "Excel Files*" quindi cerca il file, contenente i dati, da collegare. Applica il segno di spunta su "Usa la Creazione guidata query per creare / modificare query".

query microsoft Excel

A questo punto seleziona la cartella di lavoro e il file di Excel.

Excel query

È possibile che dopo aver fatto clic sul pulsante OK, Excel visualizzi la seguente finestra:

microsoft quey | finestra di dialogo

Non preoccuparti! È sufficiente fare clic sul pulsante OK.

A questo punto ti verrà mostrata la seguente finestra di dialogo:

creazione guidata Excel Microsoft Query

Fai clic sul pulsante "Opzioni", quindi applica il segno di spunta su "Tabelle di sistema" e conferma con l'OK. Excel ti mostrerà le origini dei dati!

query in excel | opzioni tabella

Il file utilizzato nell'esempio è costituito da una tabella. È possibile selezionare le colonne della tabella che si desidera includere nella query. Nell'esempio ho selezionato i campi Mese, Agente, Colore auto.

creazione guidata query - scegli colonne

creazione guidata query - scegli colonne

Per spostare i campi nel riquadro di destra, è necessario selezionarli e fare clic sul simbolo ">". Fai clic su Avanti.

creazione guidata query - scegli colonne

Per importare solo una parte specifica di record, è possibile filtrare i dati. Fai clic su Agente dall'elenco "Colonna per filtrare" per includere solo le righe in cui l'Agente è uguale a Blu Giada. Fai clic su Avanti.

creazione guidata query - filtra dati

È possibile, se lo si desidera, ordinare i dati. Selezionare la voce Mese e fai clic su Avanti.

creazione guidata query - ordina

Seleziona la voce per indicare a Excel come si desidera procedere. Infine, fai clic su Fine.

creazione guidata query excel

creazione guidata query excel

microsoft excel query

Microsoft query excel

ms query Excel - finestra di dialogo importa dati

Se il file contiene un solo foglio di lavoro, Excel ne inserirà uno nuovo per te. Il risultato finale sarà il seguente:

risultato Excel query

NOTA
nota

Le query si aggiornano automaticamente all'apertura del file. Quando i dati di accesso vengono modificati durante una sessione di lavoro, è possibile aggiornarli facilmente. Innanzitutto, seleziona una qualsiasi cella all'interno della tabella. Successivamente, nella scheda Progettazione, nel gruppo Dati tabella esterna, fai clic su Aggiorna.

comando aggiorna query

È importante, inoltre, evitare di spostare il file contenente l'origine dati. Questo perché, Microsoft Query, salva all'interno della query il percorso del file che contiene i dati.

messaggio di errore

Vuoi utilizzare le query in Excel?

Scarica il file e ripeti i passaggi illustrati in questo articolo.

 

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Damiano Causale

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