Scopri come creare un semplice scadenzario Excel
In questo articolo ti mostrerò alcuni esempi per utilizzare Microsoft Excel per la gestione delle scadenze. Potrai utilizzare lo scadenzario Excel per creare promemoria per:
- il pagamento di fatture da parte dei clienti
- il pagamento di fatture ai fornitori,
- la gestione delle scadenze fiscali, ecc.
Scopri come fare il calcolo delle scadenze e visualizzare un promemoria in Excel.
Che cos’è uno scadenzario
Il foglio delle scadenze noto come scadenzario è un registro all’interno del quale vengono segnate le varie scadenze.
Puoi sfruttare lo scadenzario per registrare tutte le operazioni economiche e contabili verso clienti e fornitori. Come ad esempio, le fatture scadute da incassare, le rate o i canoni da pagare da pagare, i versamenti periodici.
Lo scadenziario può essere implementato in diversi modi: ecco alcuni esempi.
Come creare uno scadenzario Excel
Il primo esempio di scadenziario in Excel consente di utilizzare una semplice formula per evidenziare gli importi delle scadenze ancora non pagate.
Ecco come puoi sfruttare alcuni suggerimenti per creare il tuo modello di scadenzario Excel.
Nella cella F4 è stata inserita una formula di somma.
Partendo dalla data di acquisto vengono sommati i giorni di pagamento per ottenere la data di scadenza.
Inoltre, per evidenziare le date scadute, a partire dalla cella F4 è stata utilizzata la formattazione condizionale impostando la seguente regola.
Dai uno sguardo ai seguenti articoli:
Se desideri approfondire l’utilizzo della formattazione condizionale, ho il corso che potrebbe fare al caso tuo: Formattazione condizionale avanzata
Per ottenere un promemoria, nella cella G4 puoi inserire una funzione SE nidificata che ti mostrerà le seguenti scritte “Da pagare” o “Pagamento in ritaro di … giorni” a seconda della situazione.
File Excel ottimizzato per la gestione delle scadenze con il VBA
Un interessante alternativa è quella di utilizzare un file Excel ottimizzato per la gestione delle scadenze.
Il file è stato costruito programmando Excel. questo è un esempio di come il linguaggio VBA ti consente di sfruttare pienamente il potenziale di Excel.
Infatti, grazie alla flessibilità di questo software è possibile personalizzare i fogli di calcolo a piacimento.
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All’apertura ti apparirà soltanto una scheda chiamata appunto Scadenzario. Tutte le altre schede no saranno visualizzate.
Il file contiene due soli fogli di lavoro:
- Scadenze
- Archivio
Ciascun foglio accoglierà i dati sulla base dei campi indicati così come mostrato nella seguente immagine.
Se il file contiene dei dati, all’apertura saranno evidenziati i servizi pagati (colore verde) e quelli scaduti (colore rosso).
La scheda Scadenzario Excel contiene differenti gruppi di comandi:
- Aggiungi
- Scadenze
- Evidenzia
- Filtra
- Archivia
- Cancella
- Mostra
- Informazioni
Andiamo nel dettaglio ad osservare il loro funzionamento di ciascun gruppo di comandi.
Scadenzario Excel: il gruppo Aggiungi
Il comando Tipologia servizio richiama la finestra di dialogo che consente di inserire una nuova tipologia di servizio. Questo è il primo passo da compiere per specificare quali sono i servizi dovranno essere monitorate le scadenze. Potrai aggiungere tutti i servizi che desideri o eliminarli.
Il comando Modalità pagamento ti permetterà di aggiungere le modalità di pagamento. Attraverso questa finestra di dialogo è anche possibile eleminare la voce selezionata.
Come inserire le scadenze nello scadenzario di Excel per tutti
Vediamo ora come inserire le scadenze nello scadenzario.
All’interno del gruppo Scadenze, fai un clic sul comando Inserisci.
Ti verrà mostrata la finestra di dialogo Nuova scadenza.
Seleziona la Tipologia servizio dal menu a tendina, digita il nome dell’Azienda, l’Importo e la Data di scadenza. Potrai aggiungere eventualmente delle note descrittive.
Infine, dopo aver compilato i vari campi fai clic sul pulsante Inserisci.
I dati saranno trasferiti all’interno del foglio di lavoro Scadenze. Il risultato sarà il seguente.
Se i campi della finestra di dialogo sono vuoti e viene premuto il pulsante Inserisci, un messaggio ti avviserà che ci sono dei dati mancanti.
Ad eccezione del campo Note, tutti i restanti campi sono obbligatori.
Ora, proviamo a caricare dei dati di esempio.
Aggiungiamo un “Sì” all’interno del campo Pagato relativo alla Tipologia servizio Canone TV (la riga 6 nell’immagine seguente).
Non appena verrà inserirai qualsiasi valore all’interno del campo Pagato, i servizi pagati saranno evidenziati in verde. Mentre automaticamente i servizi scaduti saranno evidenziati in rosso.
Scadenzario Excel: il gruppo Evidenzia
Il gruppo Evidenzia contiene tre pulsanti. I primi due consentono di aggiungere un colore di riempimento a seconda dello stato del servizio: pagato o non pagato. Il terzo rimuoverà il colore di riempimento a tutte le celle.
Attraverso il comando Scadute puoi evidenziare in rosso tutti i servizi scaduti (compresi quelli scaduti e pagati).
Il comando Pagate evidenzia in verde tutti i servizi pagati.
Il comando Rimuovi, toglie il colore di riempimento a tutte le celle.
Scadenzario su Excel: il gruppo Filtra
Il gruppo Filtra consente di filtrare i dati in base a differenti criteri.
Il comando Scadute filtra i servizi scaduti.
Il comando Non scadute filtra i servizi non scaduti.
Il comando Pagate mostrerà i servizi pagati ovvero quelli contenenti un qualsiasi valore all’interno del campo Pagato.
Il comando Non pagate filtra i servizi NON pagati.
Infine, il comando Mostra tutto rimuoverà i filtri attivi mostrando tutte le date di scadenza.
Scadenzario su Excel: il gruppo Archivia
Il gruppo Archivia contiene un solo comando Archivia dati.
Il comando Archivia dati consente di trasferire i servizi pagati dal foglio Scadenze al foglio di lavoro Archivio.
Il foglio di lavoro Scadenze non conterrà più il servizio pagato. Nell’esempio, l’unico servizio pagato è il Canone TV.
Scadenzario Excel: il gruppo Cancella
Anche il gruppo Cancella contiene un solo comando: Cancella dati.
Il comando Cancella dati consente di cancellare i dati presenti nel foglio selezionato. Prima della cancellazione dei dati verrà mostrata una finestra con un messaggio per chiedere conferma dell’operazione.
Scadenzario Excel: il gruppo Mostra
Il gruppo Mostra consente di mostrare o nascondere la Griglia, la Barra della formula o le Intestazioni.
Mentre la Griglia e le Intestazioni possono essere nascoste singolarmente per ciascun foglio, il comando Barra della formula opera su tutti i fogli della cartella di lavoro.
Infine, il pulsante Informazioni mostra la finestra con i dati di contatto.
Grazie a questo file dedicato alle scadenze potrai gestire senza difficoltà un grande numero di registrazioni e inserire facilmente le scadenze.
Le scadenze possono essere relative a crediti, debiti o semplici appuntamenti. In quest’ultimo caso ti ritroverai in presenza di una scadenza senza un importo associato. Potrai infatti gestire questa situazione inserendo inserire il valore zero nel campo Importo senza incorrere nel messaggio di errore.
Ciascuna scadenza può essere associata ad un servizio scegliendolo da un menu a tendina.
Se il servizio non esiste, può essere creato utilizzando la relativa finestra di dialogo prima dell'inserimento della scadenza.
Potrai usare tutti i filtri a disposizione per raggruppare le scadenze secondo diversi criteri.
Inoltre, ogni volta che il file verrà aperto, verranno evidenziati i servizi scaduti.
Infine, il file può essere personalizzato in modo flessibile in base alle proprie esigenze senza la rigidità offerta dai software di gestione delle scadenze.
Spero l’articolo ti sia utile. Se ti va lascia pure un commento.
Buon lavoro!
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