Stampa unione Excel: cos’è e come funziona 

Utilizzando Word ti sarai imbattuto nella stampa unione o forse ne hai solo sentito parlare.

Se l’argomento ti lascia un pochino perplesso allora … sei nel posto giusto per schiarirti le idee.

La stampa unione è un processo che ti permette di creare velocemente delle lettere, mail o etichette in Microsoft Word basandoti su informazioni conservate all’interno di una cartella di lavoro Excel.

Ciò significa che non troverai questo strumento in Excel ma potrai sfruttare quest’ultimo come la tua base dati.

La stampa unione da Excel a Word è un processo che ti farà risparmiare tempo prezioso.

Immagina di avere una lettera e doverla inviare a più destinatari.

Come ti comporti in questi casi? La risposta è utilizzi la stampa unione di Word prelevando i tuoi contatti da Excel.

Prosegui la lettura e scopri come fare una stampa unione da Excel.

Che cos'è una stampa unione in Excel

Il processo di Stampa unione è uno strumento di Word. Prevede una lista di contatti e un documento principale che puoi personalizzare con ognuno dei nomi presenti nella lista.

In altre parole, è un procedimento che consente di “fondere” un elenco di destinatari con un documento iniziale (come ad esempio una lettera, un invito, una mail oppure per creare delle etichette).

Ecco di cosa hai bisogno per creare una Stampa unione.

Cosa bisogna avere per eseguire il procedimento della stampa unione

Per prima cosa, devi disporre di una lista di contatti come fonte dati e di un documento principale.

La lista dei contatti può essere creata da zero oppure puoi utilizzare delle liste già pronte provenienti da diverse fonti:

• una tabella di Word;
• un database di Microsoft Access;
• fogli di Microsoft Excel;
• contatti presenti in Microsoft Outlook.

Come fare la stampa unione su Excel

Il processo di stampa unione può essere fatto seguendo due procedure:

• una in “modalità assistita” è chiamata Creazione guidata stampa unione
• l’altra utilizza i pulsanti della scheda Lettere senza alcun suggerimento

Il primo passo è disporre di un elenco dei destinatari da cui attingere.

Per creare una lista di contatti, vai nel gruppo Inizia stampa unione presente nella scheda Lettere e fai clic sul comando Seleziona destinatari.

Dal menu che compare puoi selezionare le diverse opzioni a disposizione:

• Crea un nuovo elenco
• Usa un elenco esistente
• Scegli da contatti di Outlook

Creare un nuovo elenco di contatti con Microsoft Word

Se selezioni la prima opzione, Crea nuovo elenco, ti verrà mostrata la finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi, in cui puoi inserire i contatti compilando i vari campi disponibili.

Il pulsante Nuova voce ti consente di creare un nuovo contatto mentre per eliminarlo puoi usare il pulsante Elimina voce. Il pulsante Trova ti aiuta a rintracciare un destinatario quando disponi di un lungo elenco e desideri eliminarlo o modificarlo.

Sempre all’interno della finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi, trovi il pulsante Personalizza colonne che ti consente di personalizzare le intestazioni di colonne.

Dopo aver fatto clic su di esso, ti verrà mostrata la finestra di dialogo Personalizza elenco indirizzi, dalla quale puoi:

• creare un novo campo usando il pulsante Aggiungi;
• cancellare un campo con il pulsante Elimina;
• rinominare i campi presenti con il pulsante Rinomina.

Infine, puoi, se lo si desideri, cambiare l’ordine delle colonne usando i pulsanti Sposta su e Sposta giù dopo aver selezionato uno dei campi.

Dopo che avrai completato l’inserimento dell’elenco dei contatti, fai clic sul pulsante OK.

Microsoft Word ti chiederà di salvare il documento con l’elenco degli indirizzi nella posizione sul disco desiderata.

Potrai utilizzare in seguito il documento salvato con altri documenti.

Usa un elenco esistente di contatti in Microsoft Excel

Un altro metodo per creare una lista di destinatari stampa unione, è quello di usare una cartella di lavoro di Microsoft Excel.

In questo caso, devi selezionare il file di Excel contenente la tua lista di indirizzi.

Dopo aver selezionato la cartella di lavoro di Microsoft Excel, Word ti chiederà di indicare in quale foglio è presente l’origine dati.

Seleziona il foglio con i dati e assicurati che sia presente il segno di spunta sulla voce “La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna”; quindi conferma facendo un clic sul pulsante OK.

I pulsanti presenti nella scheda Lettere saranno attivi.

Una nuova finestra di dialogo chiamata Destinatari Stampa unione ti consentirà di aggiungere o eliminare elementi dall’elenco.

Inoltre, potrai filtrare i dati, escludendo alcuni destinatari che non vuoi comprendere nella stampa unione.

Usa un elenco esistente di contatti in Microsoft Access

Oltre i metodi indicati in precedenza, puoi usare un elenco esistente di destinatari sfruttando un database di Microsoft Access.

All’interno della tabella del database avrai i campi necessari da utilizzare nella stampa unione.

Scegliere i contatti da Microsoft Outlook

L’ultima opzione disponibile per utilizzare un elenco di destinatari, è far riferimento alla lista di contatti presente in Microsoft Outlook.

Fai un clic sul comando Seleziona destinatari, presente nella scheda Lettere, e dal menu che ti appare, scegli l’opzione Scegli da contatti di Outlook.

A questo punto dalla finestra di dialogo Seleziona contatti, scegli la cartella dei contatti da importare e fai un clic sul pulsante OK.

Infine, come ultimo passo ti verrà mostrata la finestra Destinatari Stampa unione.

Quest’ultima conterrà l’elenco completo di tutti i tuoi contatti presenti nel database in Microsoft Outlook.

Anche in questo caso, puoi deselezionare i contatti a cui non vuoi inviare la tua lettera. Sarà sufficiente fare un clic sulle caselle di controllo corrispondenti. Inoltre, grazie all’opzione Filtro puoi raggruppare i contatti secondo un criterio stabilito.

Le procedure di Stampa unione

Dopo aver creato la tua lista di contatti, vediamo come procedere alla creazione della Stampa unione in Word.

Come anticipato in precedenza, per realizzare il processo di Stampa unione sono disponibili due procedure:

• la Creazione guidata stampa unione …
• i pulsanti della scheda Lettere

In entrambi i casi, la scheda da utilizzare per realizzare la Stampa unione di Word è Lettere.

Prima procedura: Creazione guidata Stampa unione …

Il primo passo di questo processo è fare clic sul pulsante Inizia stampa unione presente nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere.

Dal menu scegli la voce Creazione guidata Stampa unione … .

Nella parte destra di Word comparirà un riquadro con i comandi necessari per realizzare la stampa unione mediante una procedura guidata.

Questo processo è composto da sei passaggi.

• Selezione del tipo di documento
• Scelta del documento di partenza
• Selezione dei destinatari
• Composizione lettera
• Anteprima lettere
• Completamento unione

Passaggio 1 di 6

Selezione del tipo di documento

In tale passaggio puoi specificare il tipo di documento sul quale stai lavorando e selezionare le opzioni proposte.

Passaggio 2 di 6

Scelta del documento di partenza

Nel secondo passaggio dovrai scegliere il documento di partenza indicando a Word se vuoi utilizzare:

• il documento corrente;
• uno nuovo basato su un modello;
• un documento esistente.

Passaggio 3 di 6

Selezione dei destinatari

Questo passaggio ti consente di selezionare l’elenco dei destinatari tra le seguenti opzioni:

• Usa un elenco esistente;
• Seleziona dai contatti di Outlook;
• Crea un nuovo elenco.

Nel primo caso, potrai utilizzare un elenco già esistente facendo clic nel riquadro a destra della finestra, sulla voce Sfoglia … .

Successivamente ti verrà mostrata la finestra di dialogo Selezione origine dati da cui potrai scegliere l’elenco dei destinatari da aprire.

Se, invece, di utilizzare un elenco esistente preferisci selezionare i contatti di Outlook fai clic sulla seconda opzione.

Infine, attraverso l’ultima opzione, puoi creare un nuovo elenco da zero.

In questo ultimo caso, utilizza la tabella Nuovo elenco indirizzi, completandola con i dati identificativi dei destinatari.

Per definire i campi necessari è preferibile selezionare la voce Personalizza colonne. Nel caso in cui desideri inserire una nuova voce fai clic sul pulsante Nuova voce.

Dopo che avrai terminato di compilare i campi nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi ti verrà chiesto di salvare il database con l’elenco indirizzi e di specificare il nome del file.

Una volta salvato l’elenco, ti verrà mostrata una nuova finestra denominata Destinatari Stampa unione in cui potrai ordinare, filtrare, trovare, modificare o cancellare i dati presenti.

Passaggio 4 di 6

Composizione lettera

Il quarto passaggio della creazione guidata stampa unione è il più importante. Grazie ad esso potrai inserire i campi unione facendo clic sulla voce Altro ….

In questo modo potrai infatti inserire all’interno del documento master le variabili (campi unione) contenenti i dati (Nome, Cognome, Indirizzo, ecc.) che Microsoft Word utilizzerà in modo dinamico.

Dalla finestra di dialogo Inserisci campo unione, verrà visualizzato l’elenco dei campi unione.

A questo punto seleziona il campo da inserire e successivamente fai clic sul pulsante Inserisci.

In questo passaggio potrai inserire una formula di apertura (ad esempio: Gentile Sig … o Egregio Sig … ecc.).

Anteprima lettere

Il quinto passaggio ti offre la possibilità di visualizzare un’anteprima della stampa unione.

Fai un clic sui pulsanti << e >> per visualizzare gli altri record dell’origine dati.

Potrai modificare l’elenco dei destinatari aggiungendo o eventualmente escludendo qualcuno.

Passaggio 6 di 6

Completamento unione

In quest’ultimo passaggio, puoi creare le lettere con la Stampa unione.

Cliccando sul pulsante Stampa … invierai il documento unito, contenente tutte le lettere indirizzate ai singoli destinatari, direttamente alla stampante; mentre cliccando sul pulsante Modifica singole lettere …, verrà generato un nuovo documento di Microsoft Word contenente tutte le lettere unite.

In entrambi i casi potrai eseguire una selezione dei record, cioè potrai decidere di stampare o di unire tutti i record o soltanto il record corrente o i record che vanno, ad esempio, dal terzo al decimo.

Seconda procedura: I pulsanti della scheda Lettere

In questa procedura dovrei utilizzare i pulsanti e non il riquadro Stampa unione presente sulla parte destra precedentemente illustrato.

Innanzitutto, seleziona il tipo di documento, facendo clic sul pulsante Inizia stampa unione.

Successivamente, fai un clic su Seleziona Destinatari e dal menu seleziona la fonte dati che vuoi usare.

Una volta selezionata la fonte dati desiderata il gruppo Inserisci campi diventerà attivo.

Potrai sfruttare i comandi presenti in questo gruppo per utilizzare i dati provenienti dalla lista dei contatti ed inserire all’interno del documento standard i campi unione che verranno poi sostituiti con i dati dei contatti.

Puoi modificare l’elenco dei destinatari cliccando sul pulsante Modifica elenco destinatari. In tal modo, comparirà la finestra omonima dove potrai filtrare, trovare o eliminare i dati. Inoltre, puoi inserire un Blocco di indirizzi o una Formula di apertura cliccando sui pulsanti omonimi.

Per inserire i campi unione, dovrai posizionare il cursore del mouse nel punto della pagina in cui si vuoi inserire il campo.

Successivamente fai clic sul pulsante Inserisci campo unione, nel gruppo Inserisci campi.

Questo pulsante è diviso in due parti: una superiore e una inferiore.

Facendo clic sulla parte superiore, si aprirà la finestra di dialogo Inserisci campo unione da cui dovrai selezionare il campo desiderato successivamente fare clic sul pulsante Inserisci. Questa operazione dovrà essere ripetuta per ciascun campo.

Facendo clic sulla parte inferiore, si aprirà un menu a tendina con l’elenco dei campi da cui potrai semplicemente selezionare quelli desiderati per inserirli nel documento.

Una volta che avrai completato l’inserimento dei campi unione, i nomi dei campi saranno racchiusi tra virgolette (ad esempio: «Nome»). I campi verranno poi sostituiti dai dati reali durante la stampa o l’invio via posta elettronica dei documenti.

Ultimato l’inserimento dei campi unione nel documento avrai la possibilità di vedere l’anteprima del risultato dell’unione facendo clic sul pulsante Anteprima risultati.

Un contatore con due frecce ai lati ti permetterà di visualizzare il documento con i dati di ogni contatto.

Infine, potrai stampare o inviare via posta elettronica il documento cliccando sul pulsante Finalizza e unisci presente nel gruppo Fine.

Dal menu potrai scegliere tra le seguenti opzioni:

• Modifica singoli documenti per creare un nuovo documento di Microsoft Word contenente tutte le lettere unite;
• Stampa documenti per creare una copia cartacea dell’unione;
• Invia messaggi per creare un messaggio di posta elettronica.

Selezionando le prime due opzioni, ti verrà mostrata la finestra di dialogo Unisci in un nuovo documento da cui potrai utilizzare soltanto alcuni record o tutti.

Selezionando l’opzione tre, apparirà la finestra di dialogo Unisci a messaggio di posta elettronica.

Da questa finestra dovrai completare i seguenti passaggi:

• dal menu A:, selezionare il campo contenete l’indirizzo di posta elettronica;
• dalla casella Oggetto dovrai inserire l’oggetto;
• infine, selezionare il formato (usa il formato HTML se nel documento è presente della grafica).

Una volta inseriti i dati fai clic sul pulsante OK.

Word invierà direttamente la mail, usando l’account predefinito in Microsoft Outlook.

In quali casi può tornare utile la stampa unione

Puoi utilizzare la procedura di stampa unione per:

• creare qualunque tipo di documento in cui associare i campi ai dati compresi indirizzi e elenchi.
• inviare messaggi di posta ad un numero elevato di destinatari presenti in una lista.
• automatizzare il processo di scrittura di documenti in cui è previsto l'inserimento di dati di un database.

Stampa unione Word Excel: formato data

Quando utilizzi la stampa unione di Word con una base dati di Excel potresti riscontrare il seguente problema: l'inversione delle date.

Vediamo di cosa si tratta.

In pratica, dopo aver collegato il documento principale con l’origine dati, la data si presenta nel formato americano mese/giorno/anno e non nel formato italiano giorno/mese/anno.

Per evitare questo problema, dovrai modificare il relativo campo unione.

Innanzitutto, assicurati che sia deselezionata l'opzione che mostra l'anteprima dei risultati dell'unione. Successivamente fai clic col tasto destro del mouse sul campo data e scegli Modifica campo.

Dalla finestra che compare, fai clic sul pulsante Codici di campo, in basso a sinistra. Dopo di che, inserisci nella casella Codici di campo, il seguente codice:

Infine, chiudi tutte le finestre e ritorna al documento principale.

Ora, riattiva l'anteprima dell'unione e la tua data sarà visibile in modo corretto.