Timesheet: creare un modello in Excel 

Il timesheet rappresenta uno degli importanti strumenti di misurazione del tempo di lavoro.

In azienda il controllo del tempo ha una rilevanza economica. Risulta pertanto fondamentale dotarsi di strumenti per misurare con precisione la produttività di ogni risorsa nella gestione delle attività.

In quest’articolo ti mostrerò come creare un semplice modello timesheet in Excel e consentirti di realizzarne uno sulla base delle tue esigenze e finalità.

Che cos'è il timesheet?

Il timesheet è il foglio delle ore lavorate in cui vengono registrate la quantità di tempo dedicate dal lavoratore ad ogni attività.

Grazie a questo strumento, all'interno di un’azienda o di un team di lavoro, ciascun componente registra le ore per ciascuna attività svolta.

Il timesheet è spesso un documento digitale o un foglio di calcolo con i dati organizzati in forma tabellare.

Perché è utile il timesheet?

Il timesheet rappresenta un utile strumento in azienda, ma non solo, in quanto consente di capire con precisione quante persone sono state destinate a un singolo progetto e soprattutto per quante ore.

I vantaggi della compilazione del timesheet sono differenti:

• consente di monitorare il tempo delle attività lavorative
• favorisce la gestione e la pianificazione dei progetti
• consente di ridurre i costi in quanto rende l'elaborazione delle buste paga più efficiente
• accelera la fatturazione e i pagamenti
• agevola la gestione delle risorse umane
• permette di effettuare delle analisi sul tempo dedicato dagli individui alle attività

In origine il timesheet veniva utilizzato dal datore di lavoro con il solo scopo di calcolare le buste paga. Esso, infatti, tiene traccia dell'ora di inizio e di fine delle attività di lavoro e consente di calcolare la durata.

Inoltre, il timesheet può contenere una ripartizione dettagliata delle attività di lavoro svolte durante un arco di tempo all'interno di un progetto o di un programma.

Esso consente di estrapolare informazioni che possono essere utilizzate per le buste paga, la fatturazione, la determinazione dei costi, il monitoraggio e la gestione dei progetti.

Come si compila un timesheet?

Sebbene esistano differenti modelli di timesheet, ciascuno deve contenere le seguenti informazioni:

• Data della compilazione
• Dati di chi compila il timesheet
• Ora di inizio e di fine delle attività
• Tipo di attività svolta

Partendo da questi elementi basilari, il timesheet può essere integrato di ulteriori elementi a seconda del grado di precisione e accuratezza che si desidera ottenere. Avere maggiori dettagli su ogni singola attività di lavoro consente di misurare anche il più piccolo passaggio.

Tuttavia, per contro, maggior è il numero di informazioni richiesto e maggiore risulta il carico di impegno per il compilatore. Pertanto, è importante rendere il modello snello per facilitare il compilatore e non appesantirlo con compiti e richieste inutili.

Per questo motivo un buon timesheet deve contenere gli elementi minimi ed essenziali necessari alle finalità aziendali.

Aspetti positivi e negativi della compilazione del timesheet

L’utilizzo di un buon timesheet ha dei benefici innegabili per le performance di un’azienda. Tuttavia, spesso la sua compilazione crea un po’ di diffidenza iniziale per chi lo compila. Talvolta, le persone hanno la sensazione di sentirsi controllate e questo non favorisce lo sviluppo di un clima aziendale sereno. Pertanto l’efficacia dello strumento dipende anche dal grado di coinvolgimento dei compilatori. Per questo talvolta è importante coinvolgerli e incentivarli nella compilazione.

Se da un lato il timesheet può portare notevoli benefici alla gestione di un’azienda, dall'altro può diventare un problema.

Ecco alcuni aspetti positivi e negativi legati al suo utilizzo.

Pro

• Consente di monitorare le attività lavorative
• Agevola la valutazione del carico di attività delle singole risorse
• Favorisce la gestione delle risorse umane
• Permette di calcolare la redditività di ogni progetto

Contro

• I soggetti compilatori hanno la percezione di un totale controllo da parte dell'azienda
• I benefici che il timesheet può dare all'azienda talvolta non sono pienamente compresi dai dipendenti
• La compilazione del timesheet viene percepita come un ulteriore carico di lavoro ed una perdita di tempo
• L’utilizzo di modelli complessi non favorisce la comprensione e la compilazione

Pertanto, ciascuna azienda dovrebbe avere un proprio timesheet, costruito sulla base delle proprie esigenze.

Come creare un modello timesheet Excel

Passiamo alla pratica.

Ora voglio mostrarti come creare un timesheet in Excel per tenere traccia del tempo dedicato alle attività svolte.

Applicare la formattazione al timesheet

Il primo step riguarda la formattazione.

Ecco come impostare le colonne e formattare il foglio di lavoro in modo chiaro.

Applicando i bordi e i colori di riempimento otterremo il seguente risultato.

Questo è il primo passo per procedere alla creazione del foglio per gestire le attività di lavoro.

Aggiungere le formule per le date

Nella cella B3 inseriamo la data iniziale mentre nella cella L3 i dati del compilatore.

Per fare in modo che nella cella A8 compaia la data relativa al primo giorno del mese inseriamo il riferimento alla cella B3.

Per calcolare in modo automatico le date successive quando si immette una data di inizio, inseriamo la formula seguente a partire dalla cella A9.

Seleziona la regola Utilizza una formula per determinare le celle da formattare dall'elenco presente nella sezione Selezionare un tipo di regola.

Inserisci la seguente formula all'interno della casella di input sotto la scritta Formatta i valori per cui questa formula restituisce Vero.

Infine, fai un clic sul pulsante Formato e dalla finestra che si aprirà seleziona il formato da applicare alle giornate di sabato e domenica.

Fai clic su OK per confermare e ancora su OK per confermare la regola di formattazione condizionale. Ora tutti i sabati e le domeniche saranno evidenziati con il colore scelto.

Inserire le formule per il calcolo ore Excel

Inseriamo ora le formule per il calcolo delle ore di lavoro della prima attività.

Seleziona la cella F8 ed inserisci la formula seguente:

Successivamente copia e incolla la formula nelle celle K8 e P8 per calcolare le ore delle altre attività.

A partire dalla cella Q8 inserisci la formula per il calcolo del totale giornaliero di tutte le attività lavorative.

Nella cella F39 inserisci la formula per sommare il totale del mese delle ore di lavoro per la prima attività.

Copia e incolla la formula nelle celle K39 e P39.

Infine, nella cella Q41 calcola il totale delle ore svolte nell'intero mese attraverso l’inserimento della funzione SOMMA.

Il formato delle ore

Per ottenere il risultato corretto nelle celle che contengono il totale delle ore (rispettivamente le celle F39, K39, P39 e Q41) è necessario utilizzare un formato celle personalizzato.

Dopa aver selezionato le celle contenenti gli orari, fai clic con il pulsante destro del mouse, quindi dal menu contestuale fai clic su Formato celle e seleziona il seguente formato.

Per tutte le restanti celle, il cui totale non supera le ventiquattro ore, è sufficiente utilizzare il seguente formato:

Inserimento dei dati nel timesheet

Una volta completati tutti i passaggi il nostro timesheet è pronto per l’utilizzo. Il risultato sarà un modello professionale di timesheet mensile su Excel che potrà essere utilizzato per tutti i mesi dell’anno.

Procediamo, infine, alla compilazione del timesheet inserendo gli orari dedicati a ciascuna attività lavorativa. Il risultato finale sarà simile al seguente:

Per facilitare il lavoro del compilatore, è opportuno corredare il file di una piccola guida per la compilazione.

In questo modo sarà possibile:

• spiegare in modo chiaro la procedura di registrazione delle ore lavorative;
• indicare a quale indirizzo e-mail inviare il file compilato;
• specificare il periodo di tempo in cui spedire il timesheet compilato;
• precisare la denominazione da assegnare al file Excel.

Il modello di timesheet appena creato è soltanto uno dei tanti modelli che è possibile creare in Excel.

A seconda delle esigenze dell’azienda o del compilatore è possibile personalizzarlo o crearne di differenti. Il timesheet deve contenere i campi standard come la data, i dati del soggetto compilatore, la durata e il tipo di attività svolta.

Inoltre, è necessario sempre prendere in considerazione sia le esigenze delle aziende sia quelle dei lavoratori che andranno a compilarlo.

Il timesheet deve essere considerato uno strumento di miglioramento e non di stress. Il suo utilizzo deve:

• favorire l’individuazione di soluzioni più veloci ed efficaci per organizzare le varie attività di lavoro;
• semplificare la rilevazione delle ore di lavoro;
• rispondere alle esigenze di elaborazione dei dati per integrarsi facilmente con quelli già presenti;
• consentire una compilazione semplice e intuitiva;
• essere immediatamente leggibile.

Spero questo articolo ti sia utile e ti aiuti a costruire il tuo modello di timesheet Excel personalizzato.

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